Geração da declaração RAIS 2021
Prazo de Entrega: até 29 de Abril de 2022
1.Apresentação
Neste manual está demonstrada a rotina do sistema SMARrh WEB para geração do arquivo RAIS.txt. Antes de iniciar a geração, é importante verificar em “Órgão Público” (Configurações – Tabelas Básicas – Órgão Público) se os campos “Atividade Econômica” e “Natureza Jurídica” estão de acordo com o manual disponível no site.
Atenção: Desde 2013 a informação “Controle de Ponto” deve ser informada no arquivo. Antes do início da geração da RAIS o usuário deverá verificar esta informação. No “Órgão Publico”, verificar a opção que condiz com o ponto utilizado, conforme Figura A:
Figura A – Tela de edição do “Órgão Público”
Opções a selecionar no Controle de Ponto:
-Somente para Empresas sem Vínculos (Rais Negativa).
-Estabelecimento não adotou sistema de controle de ponto porque em nenhum mês do ano-base possuía mais de 10 trabalhadores celetistas ativos.
-Estabelecimento adotou sistema manual.
-Estabelecimento adotou sistema mecânico.
-Estabelecimento adotou Sistema de Registro Eletrônico de Ponto - SREP (Portaria 1.510/2009)
-Estabelecimento adotou sistema não eletrônico alternativo previsto no art.1º da Portaria 373/2011.
-Estabelecimento adotou sistema eletrônico alternativo previsto na Portaria 373/2011.
Qualquer divergência entre as informações de ponto e o GDRAIS, entrar em contato com a Caixa Econômica Federal para mais informações.
IMPORTANTE: Será necessário o cadastro completo da Unidade Gestora para que as informações saiam completas no layout do arquivo RAIS.txt. É imperativo acessar o cadastro de unidade gestora e completá-lo com as informações que estarão faltantes, INCLUSIVE o endereço (Configuração > Tabelas Básicas > Unidade Gestora > Aplicar Filtro > Editar – Figura B) e seguir com o processo após as alterações, pois todos os dados do controle serão definidos por este cadastro, incluindo a Razão Social (que deverá ser alterada, se necessário) (Figura C).
Figura B – Lista de Unidade Gestora
Figura C – Cadastro de UG
Perguntas e Respostas disponibilizadas em http://www.rais.gov.br/sitio/duvidas.jsf
Manual de Orientações disponibilizado em
http://www.rais.gov.br/sitio/rais_ftp/ManualRAIS2021.pdf
2.Configurações Gerais
●Registro Funcional (Contrato)
Categoria eSocial
A partir da RAIS 2020-2021, a Categoria do eSocial e a Matrícula do Servidor são informações requeridas, porém não obrigatórias. Para os servidores que possuírem Categoria do eSocial preenchida em seu Registro Funcional (Contrato), essa informação será considerada na geração do RAIS.txt (Figura 1 - Acessar o menu: Recursos Humanos > Cadastro> Registro Funcional (Contrato)). Caso a categoria não esteja preenchida, os dados serão gerados sem essa informação.
Figura 1 – Contrato de Trabalho – Categoria eSocial
●Tabelas Diversas (Menu Básico)
Licenças e Afastamentos
Este item a ser verificado/configurado se refere aos códigos de motivos de afastamentos previstos pela RAIS que ocorreram no ano-base. Estes códigos deverão ser relacionados com os códigos utilizados no sistema SMARRH durante o ano de 2021.
Acessando o menu Tabelas Diversas (Configuração > Tabelas Básicas > Tabelas Diversas), filtrar o campo “Código” e informar o código 13 (que se refere à tabela de Licenças e Afastamentos) e clicar no botão “Itens” referente a este registro, localizado no canto direito da linha(Figura 2).
Figura 2 – Código 13 de Tabelas Diversas - Acesso aos Itens do código
A tela que se abrirá, listará os itens da tabela de licenças e afastamentos existentes no órgão. O usuário deverá entrar no item por edição (Figura 3) e conferir se o afastamento condiz com o “Código RAIS” (Figura 4). Caso o afastamento selecionado não possua o código, ou possua um código incorreto, basta informá-lo no campo em destaque.
Figura 3 – Lista de Itens de Tabelas Diversas
Figura 4 – Tela de edição de Tabelas Diversas Item
*Esta validação deve ser feita com todos os afastamentos existentes em 2021, em especial os afastamentos novos.
De acordo com a página 35 do Manual da RAIS 2021, os códigos de preenchimento do campo “Código RAIS” são os seguintes:
10 - Acidente do trabalho típico (que ocorre no exercício de atividades profissionais a serviço da empresa)
20 - Acidente do trabalho de trajeto (ocorrido no trajeto residência – trabalho– residência)
30 - Doença relacionada ao trabalho
40 - Doença não relacionada ao trabalho
50 - Licença-maternidade
60 - Serviço militar obrigatório
70 - Licença sem vencimento/sem remuneração
85 - Suspensão temporária do contrato de trabalho nos termos da Lei 14.020/2020 (conversão da MP 936/2020)
Entidades Sindicais
Depois de ajustar os códigos da RAIS em “Licenças e Afastamentos”, o segundo item de configuração refere-se ao CNPJ das Entidades Sindicais que serão geradas na RAIS. O processo é como o anterior: o usuário deve filtrar em Tabelas Diversas (Configuração > Tabelas Básicas > Tabelas Diversas) o código 53 (CNPJ – Entidade da RAIS), acessar a lista dos itens da tabela (Figura 5) e incluir um novo registro ou alterar os registros existentes (Figura 6) para associar a verba de desconto da Contribuição Sindical em Folha de Pagamento ao Sindicato correspondente.
Figura 5 – Código 53 de Tabelas Diversas – Acesso aos Itens do código
Figura 6 – Editar ou incluir item de tabelas diversas
Ao incluir ou alterar um registro (Figura 7), usuário deve se atentar a pontos importantes: o campo “Descrição” deve ser preenchido com o nome do sindicato, o campo “Reduzida” deve ser preenchido com o CNPJ deste mesmo sindicato (com formatação de pontos, barra e hífen) e no campo “Verba” deve ser informada a verba correspondente ao desconto feito da contribuição em folha de pagamento a favor da entidade cadastrada.
Figura 7 – Formulário de Inclusão/Edição de Item de tabelas diversas
Categorias Funcionais
Outra configuração importante necessária antes da geração do arquivo RAIS.txt é identificar quais as categorias funcionais que entram para a RAIS. Para isso, ainda em Tabelas Diversas, informar o código 16 no filtro (Figura 8) e acessar a lista dos itens deste código. O sistema apresentará a lista contendo todas as “Categorias Funcionais” cadastradas (Figura 9), e o usuário deve escolher a categoria funcional desejada e alterar o registro.
Figura 8 – Lista das Tabelas Diversas, com seleção do código 16
Figura 9 – Lista dos Itens Tabelas Diversas – Código 16
As categorias que devem ser informadas na RAIS devem ser identificadas com o código 1 no campo “Código RAIS” (Figura 10), e as categorias não informadas na RAIS devem ter este campo em branco.
Figura 10 – Tela de edição de Tabelas Diversas
●Padrão de Rescisão
O próximo passo é configurar os códigos RAIS para motivos de Rescisão utilizados no ano de 2021. O usuário deve acessar o item de menu “Padrão de Rescisão” (Configuração > Recursos Humanos > Padrão de Rescisão) e ao deixar o filtro em branco nesta tela, todos os padrões de rescisão cadastrados serão exibidos na lista. Através do botão “editar” o usuário deve informar o Código RAIS no padrão de desligamento, de acordo com a legislação vigente (Figuras 11 e 12).
Figura 11 – Lista dos Padrões de Rescisão
Figura 12 – Edição dos Padrões de Rescisão
De acordo com as páginas 36 e 37 do Manual da RAIS 2021, os códigos de preenchimento do campo “Código RAIS” são os seguintes:
10- Rescisão de contrato de trabalho por justa causa e iniciativa do empregador ou demissão de servidor
11- Rescisão de contrato de trabalho sem justa causa por iniciativa do empregador ou exoneração de oficio de servidor de cargo efetivo ou exoneração de cargo em comissão 12 - Término do contrato de trabalho
20- Rescisão com justa causa por iniciativa do empregado (rescisão indireta)
21- Rescisão sem justa causa por iniciativa do empregado ou exoneração de cargo efetivo a pedido do servidor
22- Posse em outro cargo inacumulável (específico para servidor público)
30- Transferência de empregado entre estabelecimentos da mesma empresa ou para outra empresa, com ônus para a cedente
31- Transferência de empregado entre estabelecimentos da mesma empresa ou para outra empresa, sem ônus para a cedente
32- Readaptação (específico para servidor público) 33 - Cessão
34 - Redistribuição (específico para servidor público) 40 - Mudança de regime trabalhista
50 - Reforma de militar para a reserva remunerada 60 - Falecimento
62- Falecimento decorrente de acidente do trabalho típico (que ocorre no exercício de atividades profissionais a serviço da empresa)
63- Falecimento decorrente de acidente do trabalho de trajeto (ocorrido no trajeto residência–trabalho–residência)
64- Falecimento decorrente de doença profissional
70 - Aposentadoria por tempo de contribuição, com rescisão contratual 71 - Aposentadoria por tempo de contribuição, sem rescisão contratual 72 - Aposentadoria por idade, com rescisão contratual
73 - Aposentadoria por invalidez, decorrente de acidente do trabalho 74 - Aposentadoria por invalidez, decorrente de doença profissional 75 - Aposentadoria compulsória
76 - Aposentadoria por invalidez, exceto a decorrente de doença profissional ou acidente do trabalho
78 - Aposentadoria por idade, sem rescisão contratual 79 - Aposentadoria especial, com rescisão contratual 80 - Aposentadoria especial, sem rescisão contratual
90 - Desligamento por Acordo entre empregado e empregador, art. 484-A, Lei 13.467/17
3.Geração do arquivo RAIS.txt 2021
A tela de geração dos dados da RAIS está localizada no menu Prestação de Contas > Anual > RAIS. Acessando esta opção usuário deverá incluir o Declarante da RAIS 2021, clicando no botão de inclusão (Figura 13).
Figura 13 – Lista da RAIS
A tela de inclusão do Declarante da RAIS já apresenta as informações do ano referência e ano-calendário. As informações CNPJ e Razão Social serão preenchidas ao se selecionar a unidade gestora (1). Caso não sejam preenchidas automaticamente, deve-se acessar o cadastro de unidade gestora e completá-lo com as informações que estarão faltantes, conforme indicado no início do manual (Pagina 4).
O usuário deve preencher com “Sim” o campo “Utilizar Folha Complementar” (2) caso tenha processado folhas complementares COM RECOLHIMENTOS (FGTS/INSS/IRRF) e alimentar os campos: Nome, CPF, data de nascimento, telefone e e-
mail com informações do servidor responsável pela RAIS (3). Em seguida, clicar em “CONFIRMAR” para finalizar a inclusão do declarante.
Figura 14 – Tela de inclusão do Declarante da RAIS
●Parametrização de Verbas
Inicialmente o usuário deve verificar as verbas que não estão parametrizadas para serem geradas nos dados da RAIS.
Para isso, acesse a opção “Verbas não Parametrizadas” através do botão “Mais Opções” do registro criado (cuja situação deve ser “Cadastrado”) (Figura 15).
Figura 15 – Lista das Declarações Anuais RAIS – Verbas Não Parametrizadas
Figura 16 – Verbas Não Parametrizadas RAIS
As verbas apresentadas nesta tela (Figura 16) devem ser avaliadas, de acordo com os critérios da RAIS. Orientamos os usuários para terem atenção especial com as verbas criadas no exercício de 2021.
As verbas que constam nesta tela podem ser exportadas ou impressas em forma de lista (no botão “impressora”, em destaque na figura 16). Caso seja necessário parametrizar alguma verba na geração dos dados da RAIS, acessar a Parametrização através do menu Parametrização de Relatórios (Configuração > Outros > Parametrização de Relatórios). Na tela que se abrirá, filtrar na coluna Título por “Rais” e acessar o menu “Parametrização Colunas” através do botão “Mais Opções”.
Figura 17 – Parametrização de Relatórios – Título ‘RAIS”
Usuário deve acessar através do botão “Editar” a coluna correspondente a verba que deseja parametrizar. Na tela de edição, usuário deve informar a verba que deseja incluir na relação da RAIS e selecionar a operação (somar o valor na coluna selecionada, ou subtrair) (Figura 19).
Figura 19 – Tela de edição de Parametrização
Após repetir este processo com as verbas listadas que devem ser computadas para a geração do arquivo RAIS.txt, usuário pode processar os dados.
●Geração de Dados
Após a parametrização das verbas, usuário retornará à tela de Geração de Dados para RAIS, onde constam as informações do Ano Base e Responsável pelas informações (Prestação de Contas > Anual > RAIS). Através do botão “Mais Opções”, acessar a opção “Processar a RAIS” (Figura 20).
Figura 20 – Lista de Rais – Botão Processar a RAIS
Figura 21 – Processar a Rais
Ao clicar no botão GERAR (Figura 21), serão carregados todos os servidores no filtro na parte inferior da tela. O sistema permite o processamento de todos os contratos disponíveis de uma só vez (recomendado) ou por matrículas/grupos/cargos, como desejar. Para processar apenas algumas matrículas (ou qualquer outro filtro que desejar), usuário pode fazer os filtros desejados no grid da parte inferior da tela (Figura 22). Para processar todos os contratos disponíveis basta prosseguir sem a aplicação de filtros.
Após a definição do filtro, o processamento é efetivado através do botão “Confirmar” (Figura 22).
Figura 22 – Tela de Geração de Dados para RAIS
Nesta mesma tela de Geração de Dados para RAIS 2021 podem ser feitas exclusões de processamentos já feitos (com o mesmo procedimento da geração, mas selecionando a opção “Excluir”) e, após a conferência das informações, a exportação dos dados para o arquivo RAIS.txt (também com o mesmo procedimento da geração, mas selecionando a opção “Exportar”) (Figura 23).
Figura 23 – Tela de Geração de Dados para RAIS
●Consulta dos Dados
Após a geração das informações, o usuário pode retornar à tela principal da rotina da RAIS, para acessar os dados gerados e os dados que não foram gerados para o Ano Base 2021. Para isso, basta acessar a opção “Funcionários Processados Rais”, através do botão “Mais Opções”(Figura 24).
Figura 24 – Lista das Declarações Anuais RAIS – Funcionário Processados Rais
Esta tela permite a verificação dos funcionários cujas informações de 2021 foram geradas para gravação no arquivo RAIS.txt (Figura 25). As verificações podem ser feitas através do filtro de todos os servidores, registros Duplicados ou Sem Ocorrências. Para consultar os contratos não gerados para exportação do RAIS.txt basta clicar no “Não Processados” desta mesma tela.
Figura 25 – Visualização de Funcionários Processados RAIS
ATENÇÃO:
Os registros Duplicados são funcionários com a mesma matrícula e mais de um contrato, ambos com a mesma data de admissão. Estas informações precisam ser corrigidas, caso contrário apenas um registro será exportado para o arquivo RAIS.txt. Após a correção das informações no Contrato de Trabalho o usuário deve excluir o processamento destas matrículas, e então gerá-las novamente.
Os funcionários não gerados (Figura 26) são listados por Matrícula, e para cada registro, consta na lista o motivo pelo qual cada registro não foi gerado. Para facilitar a verificação, o usuário pode utilizar os filtros disponíveis no grid.
Figura 26 – Lista com os dados não gerados para a RAIS
●Exportação do arquivo RAIS.txt
Para exportar os dados gerados, após conferência, usuário deve retornar à tela principal da rotina, acessar o menu “Processar a Rais” através do botão “Mais Opções” e seguir com a exportação.
A tela de Exportação é a mesma tela de Geração/Exclusão dos dados, como indicado anteriormente (Figura 23).
Ao se executar a exportação, será feito o download do arquivo RAIS.txt. através do navegador para a pasta padrão de downloads.
ATENÇÃO
Não serão gerados na RAIS:
Vínculo Empregatício = 99
Categoria Funcional sem indicação nas Tabelas Diversas Admitidos após 31/12/2021
Rescindidos fora do exercício de 2021
*Valores processados que ficarem negativos no mês serão exportados zerados
Conforme orientação da Central de Serviços do SERPRO:
A RAIS somente pode ser declarada com números PIS/PASEP. O NIT é um número de cadastro do INSS.
Faixas NIT:
109.00000.00-0 até 119.99999.99-9
167.00000.00-0 até 168.99999.99-9
267.00000.00-0 até 268.99999.99-9
Se, na verificação das inconsistências no GDRAIS2021, a mensagem de erro abaixo surgir, deve-se solicitar ao Banco do Brasil ou à Caixa Econômica Federal um número válido de PIS/PASEP para o funcionário.
“Campo PIS/PASEP - NIT não é uma inscrição válida para a declaração da RAIS.”