Introdução
Com a descentralização de operações realizadas em um órgão público e a dificuldade de interligação de alguns pontos na rede interna do órgão, identificamos a necessidade destes pontos realizarem solicitações de materiais para seu abastecimento de materiais de consumo, entre outros.
Pensando em aliviar o trabalho centralizado realizado atualmente pelo almoxarife, onde até o momento tem o trabalho de digitar e atender a solicitação de material e agilizar o processo do fornecimento de materiais, desenvolvemos um tipo de solução para que o ponto afastado da rede interna do órgão faça a solicitação do material via “WEB” e realize a aprovação com emissão de relatório para ser entregue ao almoxarife responsável pelo atendimento.
Para que o processo funcione da melhor maneira possível deve ser adotados procedimentos de controle de acesso de informações que será explicado no decorrer do documento.
Registro de “Login” Sistema
O primeiro passo para que utilização da solução criada, é o cadastramento do usuário sistema de administação de Materiais SMARam:
Figura 1 – Administração de Sistema – Cadastro de Usuários
Figura 2 –Cadastro de Usuários
Deverá ser observado se o usuário será ou não administrador, e terá permissões de visualizar a quantidade em estoque ou não, pois esta configuração dará direito ao usuário de identificar a quantidade em estoque do material que irá solicitar no momento da digitação dos itens da RME.
Figura 3 –Permissões de acesso - Unidades Orçamentárias
Da mesma maneira o controle é realizado em relação a almoxarifados para que também sejam encaminhadas solicitações de materiais ao almoxarifado correspondente ao local de trabalho do usuário.
Figura 4 –Permissões de acesso - Almoxarifados
Configurando Bloqueio de Unidade Orçamentária e Almoxarifado
Após o cadastramento dos usuários e suas permissões deverão ser habilitados no sistema o bloqueio de unidade orçamentária e almoxarifado por usuário, o que fará inclusive verificações nas requisições de compras também. A falta da parametrização correta do sistema implicará no risco de alterações de informações indevidas conforme comentado acima nas permissões de usuários.
Figura 5 –Configurações do sistema – Almoxarifado / Unidade Orçamentária
Registro de “Login” para WEB
Acessar o link de acesso ao sistema denominado como SMARddwam para configurações do sistema.
Figura 6 – Início da aplicação WEB com opção de configuração do sistema
Com o usuário administrador WEB fazer logon no sistema para gerenciar os cadastros de usuários diretamente no link da aplicação:
Figura 7 – Login como Administrador do Sistema
Após o login o usuário irá visualizar menu com opções para configuração e cadastros, onde deverá localizar o cadastro de usuários.
Figura 8 – Cadastro - Usuários
Deverá ser realizada consulta em filtro para identificar se o usuário já se encontra cadastrado ou não na lista de usuários:
Figura 9 – Lista de Usuários
Deverá ser cadastrado o usuário da mesma maneira que se encontra no sistema, com a mesma senha:
Figura 10 – Cadastramento do usuário
Após a realização do cadastramento do usuário com os dados acima na lista de usuários deverá ser atribuída a senha pelo botão com ícone de chave que se encontra no canto superior direito ao lado do botão de “Retornar”
Figura 11 – Cadastramento da senha
Incluindo RME – Associando patrimônio à requisição de materiais de almoxarifado
Figura 12 – Incluindo RME
1– Dê um clique no botão novo;
2– Informe o almoxarifado e a unidade orçamentária; 3 – Informe o código do patrimônio;
4 – Informe o local de entrega; 5 – Informe o tipo de saída;
Figura 13 – Tipos de saída
6– Dê um clique no botão gravar para salvar as informações incluídas;
Incluindo Itens na RME
Para incluir uma nova requisição de material no estoque, execute os passos de 1 até 6, ignorando somente o passo número 3.
Figura 14 – Incluindo Itens na RME
7– Dê um clique na guia Itens; 8 – Dê um clique no botão novo;
Sem seguida será aberta a janela de consulta de dados.
Figura 15 – Tela de consulta de materiais
9– Selecione o campo que deseja realizar a consulta;
10– Para campo selecionado informe uma descrição para filtro;
Exemplo: Caso queira filtrar todos os livros existentes, então selecione o campo “Descrição” (passo 9) e na descrição (passo 10), digite a palavra LIVRO.
11– Dê um clique no botão “Confirmar”;
Figura 16 – Lista de materiais consultados
12– Caso queira refazer a consulta, dê um clique no botão “Filtro”;
13– Ou utilize os botões de navegação para navegar entre as páginas geradas; 14 – Após localizar o material desejado, dê um clique no botão “Confirmar” (ícone check verde);
Figura 17 – Gravando item incluído
15– Informe a Quantidade;
16– Dê um clique no botão “Gravar“ para salvar o material;
Localizando RME
Para localizar uma RME já cadastrada, temos as funcionalidades apresentadas abaixo:
Figura 18 – Localizando RME
1– Localizar por Ano de Exercício;
Figura 19 – Localizar por ano de exercício
2– Localizar por navegação entre as páginas;
Figura 20 – Localizar por navegação entre as páginas
A.Botão “Primeira página”: Retorna para primeira página;
B.Botão “Retorna página”: Retorna para página anterior;
C.Botão “Avança página”: Avança para próxima página;
D.Botão “Ultima página”: Avança para ultima página;
E.Botão “Atualizar”: Atualiza as informações apresentadas;
Figura 21 – Total de páginas
3– Filtrar a informação desejada;
Figura 22 – Filtro de RME
A.Selecione o campo que deseja realizar a consulta;
B.Para campo selecionado informe uma descrição para filtro;
C.Dê um clique no botão “Confirmar”;
Figura 23 – Abrindo RME
4– Selecione o registro localizado;
Observe que as informações da RME são carregadas abaixo da tabela de consulta, possibilitando a manutenção (alteração/correção) dos dados.
Manutenção da RME
Figura 24 – Editando RME
5– Dê um clique no botão “Editar” para habilitar a manutenção dos dados; Após a manutenção dos dados dê um clique no botão “Gravar” para salvar as alterações.
Manutenção dos Itens
Figura 25 – Editando Itens
6– Selecione a guia Itens;
7– Selecione o material que será alterado; 8 – Dê um clique no botão “Editar”;
9– Altere o material, podendo modificar o material por outro (caso o material estiver errado) pelo botão Buscar (ao clicar no botão Buscar siga os passos de 9 a 11 do “Incluindo Itens na RME”) ou alterado somente a quantidade;
10– Dê um clique no botão “Gravar” para salvar as modificações;
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Aprovando RME
Serão disponibilizadas para visualização todas RMEs com a situação de digitada. Após a aprovação da RME será disponibilizado um relatório que deverá ser apresentado ao almoxarifado, onde foi requisitado o material/patrimônio.
Antes de iniciar a aprovação, localize a RME que será aprovada (passos 1 ao 4 do “Localizando RME”).
Figura 26 – Aprovando RME
1– Dê um clique no botão Aprovar;
Aguarde enquanto o relatório é apresentado (o tempo de criação do relatório dependerá da velocidade de conexão de rede).
Figura 27 – Emissão da RME
2– Dê um clique no botão Imprimir para emitir a RME;
3– Ou dê um clique no botão Salvar para criar um documento PDF;