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1. REQUISITOS
1.1. CADASTRO DO USUÁRIO
O primeiro passo a ser realizado é o cadastro do usuário no sistema gerencial e efetuar as devidas liberações de acesso conforme necessidade.
Após o cadastro do usuário no gerencial ele deve ser cadastrado na contabilidade informando a matrícula.
1.2. CADASTRO DO FAVORECIDO
O usuário deve possuir um cadastro como Favorecido em Execução – Cadastros -Favorecido, onde o administrador irá habilitá-lo para solicitar Adiantamentos e incluir a
quantidade de Adiantamentos que podem estar em aberto.
Selecione o ‘Sim’ no campo “Adiantamento” e no campo “Número Adiantamento” informe a quantidade de adiantamentos que o favorecido poderá ter em aberto, informe
também o campo matrícula.
1.3. ALTERAÇÃO DE PERMISSÃO DO FAVORECIDO
Caso necessite realizar alguma alteração de permissão de Adiantamento do Favorecido, acesse o menu Execução – Cadastros – Favorecido, encontre o Favorecido e
clique em editar.
No campo Adiantamentos, você pode alterar a quantidade máxima de Adiantamentos em aberto permitido para aquele favorecido.
No combobox “Solicitar Adiantamento", é possível selecionar “Não” para retirar a permissão de solicitar novos adiantamentos, mantendo as solicitações que já foram feitas
pelo Favorecido.
1.4. TABELAS DIVERSAS
Serão cadastrados nesta tabela, os tipos da Despesa que são informados na Prestação de Contas, exemplo: Materiais, Viagens Administrativas, Refeições etc.
Quando o usuário for incluir um item em sua Prestação de Contas, irá selecionar uma opção do tipo de Despesa conforme o que foi cadastrado na tabela. Para isto acesse o
caminho Cadastros – Tabelas Diversas, clique em inserir e informe o prefixo 119.
1.5. ASSINATURA DE RELATÓRIOS
Será necessário realizar o cadastramento das assinaturas no sistema para a emissão dos relatórios de adiantamento, para isto acesse o menu Cadastros – Programa
/ Assinatura e cadastre uma nova configuração.
Pesquise pelo relatório CERW27200 – Solicitação de Adiantamento informe a unidade gestora e a Assinatura que deverá ser impressa no relatório. O mesmo
procedimento deve ser realizado para os relatórios: CERW27300 – Comprovação de Adiantamento e CERW32000 – Adiantamento de Despesa com Viagem. O cadastro da
assinatura pode ser localizado em Cadastros – Assinatura.
2. SOLICITAÇÃO DE ADIANTAMENTO
2.1. PRIMEIRO ACESSO PARA SOLICITAÇÃO DE ADIANTAMENTO
A solicitação de adiantamento deve ser realizada pelo Portal do Cidadão. Ao
realizar a primeira solicitação é necessário efetuar o cadastro nesta plataforma, clicando
em Criar conta conforme imagem abaixo.
Informe os dados cadastrais conforme solicitação e clique em confirmar.
Após clicar em confirmar, o sistema exibirá uma mensagem de sucesso informando
que um código de ativação foi enviado para seu e-mail e seu celular.
Clique em “OK” na mensagem e informe o código de ativação no local indicado.
Após ativação do usuário, o login deve ser realizado utilizando o CPF e a senha
cadastrada.
Ao realizar o login o sistema exibe a opção de solicitação de adiantamento.
Ao clicar em Adiantamento – Prestação de contas será exibida uma tela para
informar o exercício e a unidade gestora. E possui um botão para buscar os
adiantamentos existentes para este usuário e um botão para realizar a inclusão de um
novo adiantamento.
Ao clicar em incluir um adiantamento, será exibida a tela abaixo.
As informações que contém asterisco são obrigatórios.
- Data: será preenchida sempre com a data atual;
- Unidade Gestora e Requisitante serão preenchidos automaticamente de acordo
com o logon do sistema;
- Favorecido: Suggestion que permite buscar os favorecidos para o adiantamento;
- Natureza: escolha entre Material ou Serviço;
- Secretária: Preenchido automaticamente ao selecionar uma dotação;
- Dotação: o sistema exibe apenas as dotações que o usuário tem acesso. Se nada
for retornado na pesquisa, o usuário pode não ter acesso a nenhuma dotação da unidade
gestora logada;
- Vínculo: dentre os cadastrados para a dotação informada, o sistema já trará no grid
apenas os disponíveis (que o usuário possui acesso);
- Valor: Valor da Solicitação de Adiantamento;
- Justificativa: Deve ser descrito o motivo desta Solicitação com, no mínimo, cinco
caracteres.
2.2. ASSOCIAÇÃO DE VIAGEM AO ADIANTAMENTO
Após realizar a inclusão da solicitação do adiantamento, o usuário poderá atrelar
uma viagem ao adiantamento, para isto basta selecioná-lo e clicar no botão “ Viagem”.
Após isto será habilitado à tela abaixo para preenchimento clique no ícone para
realizar o cadastro da viagem:
O sistema retornará com a tela abaixo para o cadastramento da viagem para este
adiantamento:
Após preenchimento clique em Confirmar.
Para um mesmo adiantamento poderá ser incluso mais de um registro de viagem que
serão demonstrados conforme abaixo.
2.3. ALTERAÇÃO
Só é possível alterar ou excluir uma Solicitação de Adiantamento se o status for
'Solicitado'.
IMPORTANTE!
O usuário não poderá solicitar adiantamento nas seguintes condições:
- Se a quantidade máxima de adiantamentos em aberto permitido for excedido. A
quantidade pode ser configurada em “Execução – Cadastros – Configuração de Despesa
– Quantidade Adiantamentos”.
2.4. RELATÓRIOS
Para imprimir a Solicitação de Adiantamento, selecione a opção Relatórios e em
seguida selecione a opção adiantamento na tela que será aberta.
O relatório a ser impresso seguirá o modelo ilustrado abaixo.
3. APROVAÇÃO DE ADIANTAMENTO
Após a inclusão da Solicitação de Adiantamento pelo Favorecido, o próximo passo
é aprovar a Solicitação para iniciar os processos da Despesa.
Pelo sistema da contabilidade, acesse o menu Execução - Despesa – Adiantamento
e realize um filtro no grid.
Os adiantamentos que possuem a situação “Solicitado” podem ser aprovados pelo
botão sinalizado acima.
Ao clicar no botão “Aprovar Solicitação” o sistema exibirá a mensagem de
confirmação abaixo. Clique em “Sim” para confirmar e informe a data de aprovação.
Após esta operação o status deste Adiantamento passará para 'Aprovado' no grid, se
o Favorecido consultar via web também visualizará este status.
Se o parâmetro “E-mail Solicitação Adiantamento” estiver marcado em Execução –
Cadastros – Configuração da Despesa – Adiantamento, ao aprovar o adiantamento o
sistema envia um e-mail ao favorecido informando esta ação.
4. EMPENHO E LIQUIDAÇÃO
O Empenho do Adiantamento é feito na mesma tela da Aprovação (Menu
Execução – Despesa - Adiantamento), apenas as solicitações de adiantamento que
tiverem o status 'Aprovado' poderão ser empenhadas. Para realizar esta operação,
clique em “Empenhar” na coluna de ações.
O sistema emitirá uma mensagem de confirmação, clicando em “Sim” irá abrir
outra tela
para que algumas informações do Empenho sejam preenchidas.
Informe o Processo, Subelemento, Evento/Custo, Tipo de Empenho e Convênio, confira todas as informações antes de clicar confirmar.
A dotação só poderá ser alterada se o parâmetro “Alterar dotação adiantamento” estiver marcado.
Após a confirmação, o Empenho será inserido e os dados não poderão ser alterados, o status do Adiantamento será alterado para “Empenhado’”.
Se o parâmetro de impressão de Nota de Empenho automática estiver marcado (Execução – Cadastros – Configuração da Despesa - Empenho), a Nota de Empenho do
Adiantamento será impressa logo em seguida.
Se o parâmetro “E-mail Empenho Adiantamento” estiver marcado em Execução – Cadastros – Configuração da Despesa – Adiantamento, ao aprovar o adiantamento o
sistema envia um e-mail ao favorecido informando esta ação.
Se o parâmetro “Liquidação Automática Adiantamento” (Execução – Cadastros – Configuração da Despesa - Adiantamento), estiver marcado, após incluir o Empenho, o
sistema emitirá uma mensagem de alerta para Liquidação:
Se confirmado, a tela habitual de Liquidação será aberta pelo sistema com informações do Empenho preenchidas.
Verifique todas as informações antes de inserir a Liquidação pois, após inserção no sistema, os campos não poderão ser alterados.
Ao clicar em confirmar, a Nota de Liquidação será impressa, se assim estiver parametrizado em Execução – Cadastros – Configuração da Despesa - Liquidação,
Impressão automática liquidação.
O status do Adiantamento passará de 'Empenhado' para 'Liquidado'.
IMPORTANTE!
Se não desejar incluir a Liquidação neste momento, a operação poderá ser realizada em Execução – Despesa – Liquidação posteriormente.
5. PAGAMENTO
O processo de pagamento (baixa) do Adiantamento é feito normalmente, como nos outros Pagamentos do sistema.
Acesse o menu Execução – Despesa – Pagamento, clique para incluir um novo pagamento.
Digite o Empenho para o sistema buscar as informações do Pagamento, informe o Banco pagador e informações complementares do documento de pagamento.
IMPORTANTE!
É possível utilizar outros meios de pagamento do sistema, como o cheque ou ordem bancária, para isto, basta incluir movimentos como já é feito com outros pagamentos e
depois baixá-los.
Com o pagamento do Adiantamento, o status passará para 'Prestação Pendente de Comprovação'. pois entende-se que o numerário já foi recebido pelo Favorecido e, a partir
desse momento, já pode ter sua prestação de contas realizada.
Após a quantidade de dias, informado em “Prazo Prestação Contas Adiantamento” em configuração do adiantamento, da data do Pagamento do Adiantamento, se o servidor
não prestar contas ou se sua prestação não for analisada pelos administradores, o status é alterado para Prestação Pendente e Vencida, o limite de dias é parametrizado e serve
para alertar o servidor que sua Prestação de Contas encontra-se atrasada.
6. PRESTAÇÃO DE CONTAS
6.1. INSERÇÃO DE ITEM
Para prestar contas de um Adiantamento é necessário que ele esteja com o status 'Prestação Pendente Comprovação. O Adiantamento assume este status quando o valor
é pago ao servidor pela Tesouraria e o segundo.
Na Prestação de Contas, deve ser incluído um item para cada documento comprovante do valor utilizado. Clique na linha do item que será prestado conta e, em
seguida, no botão de Incluir (destacado na imagem).
Após isto o sistema retornará com a tela que segue abaixo para o preenchimento dos itens do adiantamento:
O usuário deverá preencher a Data, CNPJ, Fornecedor, Documento e Valor, Viagem, Descrição e Tipo de Despesa. Após a inclusão dos itens clique em confirmar.
Ao clicar em Confirmar, o sistema irá gravar a informação e alterar o Total Lançado com a somatória dos itens da Prestação, calculando a Diferença com o Total do
Adiantamento menos o Total Lançado.
Após lançar todos os documentos, o valor da Diferença é o valor que tem que ser devolvido à Prefeitura.
IMPORTANTE!
Não será permitido lançar itens nas condições citadas abaixo:
- Data do documento anterior à data do pagamento do Adiantamento;
- Data superior a data atual;
- Data superior ao limite de dias para realização da despesa configurados a partir da data do pagamento do Adiantamento. A configuração do limite de dias pode ser realizado em “Execução – Cadastros – Configuração – Adiantamento – Prazo Realização Despesa Adiantamento”.
- Data superior ao limite de dias para prestação de contas configurados a partir da data do pagamento do Adiantamento. A configuração do limite de dias pode ser realizado em “Execução – Cadastros – Configuração – Adiantamento – Prazo Prestação de Contas
Adiantamento”.
Após lançar todos os itens, clique no botão Voltar.
O Adiantamento só mudará de status, quando os administradores aprovarem ou
recusarem a prestação de contas, enquanto isso, continuará como Pendente de
Comprovação.
6.2. ALTERAÇÃO DE ITEM
Só é possível alterar uma Prestação de Contas antes de sua Aprovação. Para alterar
um item clique em para alteração e no para exclusão.
7. RELATÓRIOS NA WEB:
Relatório de Viagem: Após a inclusão dos itens de prestação de contas poderá ser emitido um relatório de viagem, basta selecionar o adiantamento e clicar no botão
Relatórios de Viagem;
Assim será gerado na tela um relatório que trará as informações dos gastos com a viagem para o adiantamento selecionado, conforme imagem a seguir:
Relatório de Prestação de contas: Após lançar todos os itens, imprima a Prestação de Contas clicando na linha do Adiantamento, clique em Relatórios e selecione “Prestação
de Contas”.
Mesmo após impressão do relatório, a Prestação de Contas poderá ser alterada. A alteração só não ocorre após sua aprovação ou recusa.
O relatório seguirá o modelo ilustrado abaixo.
7.1. AVALIAÇÃO DOS ITENS
A Prestação de Contas do Adiantamento deve ser aprovada, item por item, esta operação é realizada no menu Execução – Despesa – Adiantamento.
Filtre o adiantamento e clique em “Prestação de Contas” na coluna “Ações”.
Os itens serão demonstrados em um grid onde poderão ser aprovados, reprovados ou não avaliados, individualmente ou em bloco, utilizando a coluna “Ações” ou “Ações em
Múltiplos Itens”.
Se o adiantamento estiver atrelado a uma viagem, a mesma é demonstrada neste grid.
Para aprovar a Prestação de Contas todos os itens devem estar marcados como aceitos.
Quando um item é marcado como 'Aceito', o servidor não consegue mais alterá-lo.
Os itens marcados como 'Recusados 'e 'Não Avaliados' podem ser alterados ou excluídos pelo portal do cidadão.
A avaliação de cada item estará disponível no portal do cidadão onde o servidor solicitante poderá consultar a qualquer momento.
7.2. APROVAÇÃO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS
Após todos os itens da Prestação de Contas estarem aceitos, clique em Aprovar a prestação de contas conforme indica imagem abaixo.
O sistema emitirá uma mensagem de confirmação da aprovação, clique em OK e informe a data da aprovação.
Após isto a Situação do adiantamento será 'Prestação Aprovada'.
Para Reprovar a Prestação de contas todos os itens devem estar reprovados.
7.3. PRESTAÇÃO DE CONTAS EM ATRASO
Após o limite de dias configurados contados da data do pagamento do Adiantamento, o status passará de Prestação Pendente de Comprovação para Prestação Pendente
Vencida.
O servidor só conseguirá realizar a Prestação de Contas se o administrador conceder mais dias de prazo para a tarefa.
Para aumentar o prazo, acesso o menu Execução – Despesa – Adiantamento, filtre um Adiantamento, clique em Prestação de contas, e clique no botão “Estender Prazo”.
O sistema emitirá uma mensagem de alerta de confirmação, clique em OK e informe a quantidade de dias para prorrogação.
Desta forma o Favorecido, além dos dias definidos pela configuração contados da data do pagamento do Adiantamento, terá mais a quantidade de dias informados como
acréscimo, fazendo com que o sistema altere de 'Prestação Pendente Vencida' para 'Prestação Pendente de Comprovação' e irá permitir a prestação de contas.
Após esta operação, a aprovação dos itens e da prestação de contas ocorrerá normalmente.
8. FINALIZAÇÃO DO ADIANTAMENTO
Nesta última etapa, o sistema irá alterar o Empenho de 'Adiantamento' para 'Prestado Conta', para que a contabilização ocorra corretamente. Também irá fazer as
anulações parciais de pagamento, liquidação e empenho conforme a diferença do valor concedido com o valor utilizado.
Acesse o menu de Adiantamento e filtre o Adiantamento que será finalizado, em seguida, clique em finalizar localizado na coluna de “Ações”.
O sistema emitirá uma mensagem de confirmação antes de finalizar, clique em OK e preencha a data da finalização.
Após isto, o status do Adiantamento passará para Finalizado, encerrando o processo.
9. CONTABILIZAÇÃO DO ADIANTAMENTO
Junto com todas as etapas anteriores, o sistema também faz os lançamentos contábeis através dos Eventos Contábeis de acordo com o Plano de Contas PCASP.
Os lançamentos são gerados quando o mês é consistido contabilmente, o reconhecimento contábil do Adiantamento é feito em seu Pagamento, o valor devolvido
na Anulação de Pagamento e a finalização ocorrem na Prestação de Contas do Adiantamento.
Essas informações são enviadas ao Tribunal de Contas conforme definição de cada estado.
RELATÓRIO NO SISTEMA:
Há no sistema também o relatório que demonstra detalhadamente os adiantamentos, presente em execução – relatórios - CER31500 – Adiantamentos. Este relatório trará o
detalhamento do adiantamento, a totalização individual do saldo utilizado em viagens, total de outras despesas e o saldo disponível. Também trará no final a totalização geral para
casos em que seja emitido com mais de um adiantamento, conforme exemplo abaixo: