INTRODUÇÃO
Este manual foi elaborado com o objetivo de orientar os responsáveis por análise e encaminhamento de processos, os atendentes e os ouvidores, quanto aos procedimentos de encaminhamento (trâmites).
OBJETIVOS
Os objetivos deste manual são:
- atender às áreas de serviços gerais e atenção ao cidadão com os módulos integrados de Atendimento, Ouvidoria, Protocolo, Controle de Processos e Arquivo Geral;
- possibilitar o registro, o gerenciamento e a análise das informações dadas, dos serviços prestados e das atitudes adotadas em relação às solicitações dos cidadãos, garantindo melhoria no desempenho da gestão administrativa;
- garantir qualidade e agilidade no atendimento aos munícipes;
- conhecer as necessidades dos munícipes;
- identificar as áreas de maiores problemas dentro do município;
- identificar os tempos gastos na prestação de serviços por parte da administração pública;
controlar o arquivamento e o empréstimo dos documentos administrativos para garantir segurança e agilidade na recuperação.
Bem-vindo ao sistema SMARsa – WEB: Módulo processos
O sistema SMARsa pode ser acessado através do atalho SMARsa Web, disponibilizado na tela inicial (Desktop) ou através do link disponibilizado pelo CPD, em que serão solicitados o login e a senha para acesso.
Tela de login
Tela de login
Como utilizar?
O usuário, iniciando suas atividades e clicando no atalho ou no link do SMARsa, terá de informar seu login e sua senha para a sequência das atividades no sistema.
Iniciando o trabalho
Tela inicial
Depois de efetuado o login no sistema, aparecerá a tela inicial conforme figura abaixo.
No canto esquerdo da tela, é exibido o menu do sistema.
No centro, são exibidas as informações das demandas (espelho de demanda) e os órgãos de acesso do usuário.
Observação: O espelho de demanda é de acordo com os órgãos de acesso do usuário.
Tela principal do sistema
Perda de conexão
Caso o usuário fique mais de 30 minutos inativo no sistema, seu acesso será bloqueado por segurança e será solicitada novamente a senha de acesso (conforme tela a seguir).
Perda de conexão
Observação: O sistema retornará na mesma situação em que foi deixado.
Alterar senha
No menu principal do sistema, o usuário tem a opção de alterar senha.
Menu principal
A opção alterar senha significa que o usuário pode trocar a senha de acesso ao sistema SMARsa.
Alterar senha
Como utilizar?
O usuário clica na opção “alterar senha”, digita a senha antiga no campo 
, depois digita a nova senha no campo 
e confirma a senha no campo 
. Feito isso é só clicar no botão 
.
A senha pode ser composta por letras (não faz diferença entre letras maiúsculas e minúsculas) e números. A senha não pode conter caracteres especiais ou acentos (Ex.: @, #, á, ã).
Processos
No menu “processo”, o usuário pode escolher umas das opções a seguir que deseja executar.
Menu processos
- Recebimento de um processo (aguardando recebimento);
- encaminhamento dos processos (análise/encaminhamento);
- encaminhamento dos encerrados (processos encerrados);
- remessas;
- solicitação desarquivamento;
- confirmação desarquivamento;
- apensar processos;
- incorporar processos;
- aguardando resposta;
- aviso de pendências;
- prorrogação;
- registro de setor, quadra e lote;
- abertura de volume;
- arquivos anexados;
- documento de caixa;
- empréstimo/devolução;
- juntada;
- TRP;
- arquivamento.
Aguardando recebimento
Existem duas formas de realizar o recebimento de processos:
- simplificada;
- analítica.
Simplificada
Nesta tela, o usuário poderá realizar o recebimento dos processo de forma simplificada e direta.
Tela aguardando recebimento – Simplificada
Como utilizar?
Para realizar o recebimento nesta tela, o usuário deverá escolher uma das formas de recebimento disponíveis, que são:
Remessa: escolhendo esta opção, o usuário poderá receber todos os processos pertencentes a determinada remessa; para isso, basta digitar o número da remessa e clicar no botão agendar.
Órgão: escolhendo esta opção, o usuário poderá receber as demandas provenientes de um órgão específico (órgão de origem), encaminhando ao seu órgão de lotação (órgão atual) ou selecionando as duas opções: órgão de origem e órgão atual.
Processo: escolhendo esta opção, o usuário poderá realizar o recebimento de um processo digitando diretamente o número do mesmo; basta digitar o número do processo e clicar no botão agendar.
Lista de processos: escolhendo esta opção, o sistema abrirá, automaticamente, a tela a seguir, na qual o usuário poderá realizar uma série de filtros a fim de realizar o recebimento de vários processos ao mesmo tempo.
Após realizar o filtro e clicar no botão 
, o sistema apresentará os processos na tela a seguir.
Para realizar o recebimento desses processos, o usuário deve selecionar os processos desejados e clicar no botão 
, se quiser finalizar o recebimento, ou clicar no botão 
para continuar realizando filtros e selecionando mais processos a serem recebidos.
Após selecionar os processos utilizando qualquer uma das opções apresentadas anteriormente, basta o usuário clicar no botão 
da tela principal e o sistema realizará o recebimento dos processos.
Analítica
Nesta tela, o usuário poderá visualizar todas as demandas do seu órgão que aguardam recebimento.
Tela aguardando recebimento – Analítica
Observação:
Quando a grid estiver em verde, a demanda foi enviada "aos cuidados de outro usuário"
Quando a grid estiver em vermelho, está "atrasado o prazo da resposta ao cidadão”
Quando a grid estiver em azul, a demanda estará com o prazo de recebimento atrasado.
Como utilizar?
Para o usuário receber uma demanda, deverá selecionar a(s) que desejar e clicar no botão 
e , em seguida, no botão 
; assim, toda(s) a(s) demanda(s) que foram selecionada(s) estarão liberadas para tramitação.
Pode-se receber todos os processos de uma remessa de uma única vez; para isso, é necessário digitar o número da remessa no campo 
e clicar no botão 
.
Para reimprimir a capa de remessa, basta marcar um processo e clicar no botão 
.
Análise e encaminhamento / trâmites
Esta tela permite o registro do curso das demandas, desde a sua produção ou recepção, até o cumprimento de sua função administrativa. É também chamada de trâmite, encaminhamento ou movimentação. Os órgãos por onde as demandas tramitam são chamados de "pontos de tramitação".
Tela de análise e encaminhamento – Analítica
Observação:
Quando a grid estiver verde, a demanda foi enviada "aos cuidados de outro usuário".
Quando a grid estiver vermelha, está com "atrasado o prazo da resposta ao cidadão".
Quando a grid estiver azul, a demanda estará com o prazo de recebimento atrasado.
A tramitação das demandas pode ser feita para diversos órgãos ao mesmo tempo, antes de confirmar a transação.
1º passo: para tramitar uma demanda, o usuário deverá escolher o órgão de destino, conforme figura a seguir.
Filtro órgão
Esta escolha pode ser feita de três maneiras, sendo:
- Digitando o número do órgão de destino no campo 
ou digitando o código do órgão;
- inicializando sua digitação e depois escolhendo (conforme figura a seguir):
Tela filtro órgão
- clicando no botão 
e usando o filtro para procurar.
2º passo: colocar aos cuidados. Este passo somente deverá ser executado se for realmente necessário; o usuário deverá selecionar o funcionário que deseja enviar (conforme figura a seguir), com as mesmas funcionalidades da seleção do órgão.
Após selecionar o funcionário, o usuário deverá marcar se é obrigatório ou não o recebimento por este funcionário.
Observação:
•Caso selecione a opção sim, somente este funcionário terá acesso a essas demandas, ou seja, essas demandas serão de acesso exclusivo deste funcionário.
•Caso a demanda já possua providência, o usuário poderá marcar as demandas, clicar no botão 
e agendá-las; caso contrário, se a demanda não tiver providência, o usuário deverá executar o passo seguinte.
3º passo: marcar os processos que deseja tramitar e cadastrar o despacho / providência.
Para cadastrar a providência, selecionar a(s) demanda(s) que deseja e clicar no botão 
, onde aparecerá a tela a seguir para cadastramento das informações.
Tela de providências
Observações:
•O registro de despacho / providência poderá ser realizado para uma ou mais demandas por vez.
•Caso falte alguma demanda na listagem, o usuário poderá incluir novas demandas através do campo 
e depois clicar em 
.
Como utilizar?
Usuário: neste campo será apresentado o nome do usuário que está digitando a providência; caso haja necessidade de alterar, ele poderá selecionar o nome de outro usuário.
Despacho: neste campo, o usuário selecionará o despacho da providência que está sendo informada.
Situação: neste campo, o usuário poderá selecionar uma situação para esta providência.
Nova providência: neste campo, o usuário informará qual foi a providência tomada em relação à demanda.
Arquivo selecionado: neste campo, o usuário pode anexar documentos aos processos clicando no botão 
.
Se achar necessário, o usuário poderá agendar os processos a um órgão nesta mesma tela; para isso, basta selecionar a opção 
, e o sistema exibirá a tela a seguir.
Após executar os procedimentos anteriores, o usuário deverá clicar no botão 
para confirmar a providência e, se for o caso, agendar os processos.
Observação: Caso o sistema esteja parametrizado para obrigar a providência e o usuário esqueça de registrar o despacho/providência, ao tentar agendar a(s) demanda(s), o sistema apresentará uma mensagem (conforme figura abaixo) informando que “Algum(ns) Processo(s) não foi(ram) agendados(s)” e exibirá um relatório das demandas que não foram enviada(s) (conforme figura abaixo); assim, o usuário terá de refazer o agendamento das demandas.
Justificativa de atraso
Para cadastrar a justificativa, o usuário deverá selecionar a demanda e clicar no botão 
, em que irá aparecer a tela (abaixo) para cadastramento das informações.
Justificativa de atraso
Observação: O registro da justificativa de atraso é individual por demanda.
Encerramento
Para encerrar uma(s) demanda(s), o usuário terá duas opções:
- enviar a(s) demanda(s) para um órgão de arquivamento;
- finalizar a(s) demanda(s) no próprio órgão.
Finalização de processo por órgão de arquivamento (menu encerramento)
Para finalizar um processo por órgão de arquivamento, o usuário fará um trâmite da(s) demanda(s) para um órgão de arquivamento.
Os processos tramitados para o arquivo, se possuírem vários volumes, deverão ser tramitados juntamente; caso contrário, o sistema não permitirá seu envio.
Para tramitar processos para o arquivo, o usuário deverá, obrigatoriamente, digitar uma providência e o despacho para o(s) processo(s) em questão.
Ao enviar para o arquivo, o sistema perguntará se o usuário deseja enviar resposta; caso o usuário não queira enviar a resposta ou não possua as permissões devidas, os processos ficarão com status aguardando resposta.
Finalização de processo no próprio órgão (menu análise/encaminhamento)
Para finalizar uma demanda, o usuário entrará na tela de encaminhamento (trâmite) e clicará na opção despacho/providência 
, onde fará todo o processo de análise; em vez de clicar no botão “confirmar”, deve-se clicar no botão 
. O sistema solicitará a confirmação do encerramento e perguntará se deseja enviar a resposta ao cidadão (conforme imagem a seguir).
Clicando em OK, será aberta uma tela para envio de resposta, conforme explicado na tela de procedimento a seguir. Caso clique em cancelar, as demandas irão para o status “aguardando resposta” e poderão ser enviadas através da opção “resposta no menu”.
Tela de respostas de processos
Como utilizar?
1º passo: no campo “Usuário resp.:”, é possível alterar o nome do usuário que está respondendo à(s) demanda(s).
2º passo: deverá selecionar o meio de envio da resposta
Carta: será impresso um relatório para postagem da resposta digitada.
Observação: Para impressão dos relatórios no sistema, é necessário que o bloqueador de pop-ups esteja liberado e que tenha um leitor de PDF que interaja com o navegador web.
E-mail: é envido um e-mail da resposta para o cidadão, o qual só é permitido para os cidadãos que possuírem cadastrado de e-mail.
Selecionada esta opção, será liberado o botão 
caso seja necessário anexar um arquivo para envio.
Telefone: é apenas registrado o envio da resposta.
3º Passo: Deve-se digitar a resposta no campo “Resposta”.
Feitos os passos acima, basta clicar no botão 
e as respostas serão enviada(s) conforme o meio selecionado no 2º passo.
Observação: Caso clique em 
, as demandas serão enviadas para o status “aguardando resposta”.
Remessas
Nesta opção, o usuário visualizará todas as demandas que foram enviadas pelos seus órgãos de acesso e não foram recebidas e poderá alterar uma remessa (inclusão e exclusão de demandas) e reimprimir a capa de remessa.
Observação: Os procedimentos a seguir são realizados na mesma tela.
Excluindo uma demanda ou cancelando uma remessa
Tela de edição, exclusão e reimpressão de remessas
Nesta parte, será explicado, passo a passo o procedimento para exclusão de um processo de uma remessa ou até mesmo de uma remessa inteira.
Observação: O sistema executa a exclusão da demanda individualmente; assim, para cancelar uma remessa, o usuário terá de excluir todas as demandas existentes na remessa, sendo que nenhuma demanda pode ter sido recebida.
Como utilizar?
1º passo: selecionar a(s) demanda(s) desejada (s) e enviá-la(s) para o agendamento clicando no botão 
.
2º passo: após ter selecionado todas as demandas desejadas, clicar no botão 
.
Incluir demandas a uma remessa
Nesta tela, o usuário poderá realizar a inclusão de um ou mais processos a uma remessa já existente.
Para acessar esta tela, o usuário deverá selecionar a remessa desejada e clicar no botão 
, e o sistema abrirá a tela abaixo.
Tela inclusão de demandas em remessa
Como utilizar?
Para realizar a inclusão, o usuário deverá digitar o número, ano e volume do processo nos campos 
e clicar no botão 
.
O sistema realizará uma verificação no processo pesquisado, pois o processo a ser adicionado a esta remessa, necessariamente, precisa estar lotado no mesmo órgão de origem dos outros processos constantes nesta remessa.
Histórico de remessas
Nesta opção, o usuário visualizará todo o histórico de movimentação de uma demanda e também
poderá reimprimir a capa da remessa.
Tela de histórico de remessas
Para reimprimir a capa de remessa, basta clicar no botão 
que está sendo exibido no grid na frente da demanda.
Observação: Para impressão dos documentos no sistema, é necessário que o bloqueador de pop-ups esteja desativado e que tenha um leitor de PDF que interaja com o navegador web.
Solicitação desarquivamento
Ao selecionar esta opção, o filtro de pesquisa será aberto. Este filtro é utilizado para pesquisar uma demanda já solicitada.
Tela de solicitação de desarquivamento
Nesta tela, o usuário poderá solicitar novo desarquivamento pelo botão 
ou visualizar os dados do processo através do botão 
.
Para poder reimprimir uma solicitação de desarquivamento, o usuário deverá selecionar o processo que solicitou e clicar no botão 
.
Observação: Caso uma solicitação de desarquivamento não tenha sido analisada pelo arquivo, o usuário poderá cancelar sua solicitação; para isso, basta clicar no botão 
, no grid na frente da demanda.
Ao clicar no botão 
, o sistema apresentará a seguinte tela, onde o usuário fará a solicitação.
Tela inclusão de solicitação de desarquivamento
Como utilizar?
Para realizar a requisição, o usuário deverá seguir a sequência:
1º passo: selecionar o órgão que está solicitando.
2º passo: digitar o motivo pelo qual está solicitando o desarquivamento.
3º passo: digitar os dados da demanda nos campos a seguir e clicar no botão 
.
Observação: Para adicionar mais demandas, para a solicitação, repetir o passo 3.
4º passo: após incluir todas as demandas desejadas, clicar no botão 
para confirmar a transação.
Exclusão de demandas: para retirar uma demanda de processos solicitados, o usuário deverá selecionar a demanda e clicar no botão 
.
Observação: Só poderá ser solicitado o desarquivamento de uma demanda que esteja com o status concluído.
Confirmação desarquivamento
Ao selecionar esta opção, o sistema abrirá a tela de filtro, na qual o usuário poderá filtrar a demanda que deseja consultar.
Tela de confirmação de desarquivamento
Como utilizar?
Para desarquivar um processo, basta o usuário marcar o processo e clicar no botão 
.
Justificar
A justificativa serve para que o usuário responsável pelo desarquivamento possa justificar o motivo do não desarquivamento de um processo.
Como utilizar?
Para justificar o não atendimento a uma solicitação de desarquivamento, o usuário deverá selecionar a(s) demanda(s) e clicar no botão 
, no qual terá de registrar uma justificativa, informando o motivo pelo qual esta solicitação não pôde ser atendida, conforme tela a seguir.
Tela rejeição de desarquivamento
Apensar processos
Esta tela permite reunir uma ou mais demandas em caráter temporário, com o objetivo de elucidar ou subsidiar a matéria tratada, conservando em cada demanda a sua identidade e independência.
Tela apensamento de processos
Como utilizar?
Para apensar uma demanda a outra, o usuário deverá seguir os seguintes procedimentos:
1º passo: digitar o número da demanda principal e clicar no botão 
para carregar as informações.
2º passo: digitar o número da demanda que deseja apensar e clicar no botão 
para carregar as informações.
3º passo: confirmar clicando no botão 
.
Caso o processo a ser apensado não esteja com o status de “Em análise” e ambos os processos não estejam no mesmo órgão, esse processo não poderá ser apensado (conforme figuras 1 e 2 a seguir).
Figura 1 Figura 2
O usuário tem a opção de marcar se deseja apensar todos os volumes do processo clicando apenas na caixa de seleção 
.
Desapensar demanda
Para remover uma demanda apensada ou cancelar um apensamento, o usuário deverá selecionar as demandas exibidas no grid abaixo e clicar no botão 
; assim, os processos apensados serão removidos do principal.
Imprimir certidão de apensamento
Para imprimir a certidão de apensamento, o usuário deverá clicar no botão 
, localizado na parte superior da tela.
Incorporar processos
Para acessar a tela de incorporação de processos, basta o usuário clicar em processos, no menu principal do sistema, e escolher a opção incorporar processos.
Esta tela permite ao usuário incorporar um processo ao outro.
Tela incorporar processos
Como utilizar?
Para poder incorporar um ou mais processos, basta digitar o número do processo que será o processo principal e clicar no botão 
para que o sistema busque o processo. Ao aparecer o processo principal, o usuário deverá digitar o número do processo que será incorporado ao principal e clicar no botão 
, e o sistema trará os dados do processo na tela. Após a confirmação dos dados, o usuário deve clicar no botão 
e o processo será incorporado, aparecendo na grid inferior (conforme imagem a segui).
Tela incorporar processos
Observações: O sistema fará algumas verificações ao realizar a consulta e trazer os dados dos processos na tela, entre elas:
- verificação para constatar que os processos encontram-se no mesmo órgão;
- verificação do status atual do processo, que deverá estar “em análise” ou “concluído”.
Aguardando resposta
Nesta tela, o usuário terá a opção de visualizar todas as demandas que aguardam o envio de resposta e todas as demandas que foram respondidas.
Observação: Na aba “respostas enviadas”, o usuário poderá reenviar as respostas das demandas; para isso, basta seguir os mesmos procedimentos da aba “aguardando resposta” (conforme figura a seguir).
Tela aguardando resposta
Aba aguardando resposta
Nesta aba, o usuário pode enviar uma resposta ao contribuinte de um processo encerrado.
Há algumas regras a serem observadas nesta tela.
Como utilizar?
1º passo: o usuário deverá selecionar na grid as demandas que deseja enviar resposta;
2º passo: no campo “usuário responsável”, poderá ser alterado o nome do usuário que está respondendo à(s) demanda(s).
3º passo: o usuário deverá selecionar o meio de envio desta resposta, sendo elas:
- Carta: será impresso um relatório para postagem da resposta digitada.
Observação: Para impressão dos relatórios no sistema, é necessário que o bloqueador de pop-ups esteja desativado e que tenha um leitor de PDF que interaja com o navegador web.
- E-mail: é enviado um e-mail da resposta para o cidadão; só é permitido o envio de e-mail para os cidadãos que possuírem e-mail cadastrado. Selecionada esta opção, será liberado o botão 
, caso haja necessidade de anexar um arquivo para envio.
- Telefone: é apenas registrado o envio da resposta.
4º passo: depois de escolher a forma de envio da resposta, o usuário deverá escrever a resposta no campo “resposta” e clicar no botão 
. A resposta será enviada via e-mail, carta ou telefone.
Regras gerais
1.O acesso à tela de envio de resposta ao cidadão será somente permitido aos usuários que tiverem as devidas permissões de acesso.
2.Na aba de respostas enviadas, os usuários só conseguem visualizar as respostas das demandas enviadas pelos seus órgãos de acesso.
3.O envio de resposta para as demandas que possuem o requerente sigiloso, somente poderá ser feito pelos usuários que tiverem permissões de visualização de requerentes ocultos.
4.A resposta somente será enviada por e-mail se o requerente e o órgão possuírem e-mail cadastrado.
Regras para Reenvio
1.Somente será permitido o envio de uma nova resposta se a demanda estiver concluída.
2.No reenvio, se o usuário não tiver acesso ao departamento para o qual a demanda foi enviada, a resposta será registrada no órgão de lotação do usuário.
Aba respostas enviadas
Nesta aba, usuário poderá reenviar uma resposta já encaminhada anteriormente.
Como utilizar?
Ao clicar na aba “respostas enviadas”, o sistema solicitará ao usuário que realize um filtro, mas, se o usuário preferir, basta clicar em “confirmar” que o sistema mostrará todos os processos na tela.
Tela de filtro
Após realizar o filtro, o sistema apresentará na grid os processos que poderão ter suas respostas reenviadas.
Aba respostas enviadas
Para reenviar uma resposta, o usuário deverá marcar o processo para o qual deseja reenviar a resposta. O sistema apresentará a resposta enviada anteriormente no quadro cinza abaixo da grid; o usuário deverá selecionar a resposta, copiá-la e colá-la no campo “resposta”, logo abaixo, e escolher a forma de envio. Feito isso, basta clicar no botão 
para concluir o reenvio da resposta.
Registro de setor, quadra e lote
Nesta tela é possível que o usuário registre os dados de localização do imóvel referente ao processo.
Tela de registro de setor, quadra e lote
Como utilizar?
Para registrar as informações do imóvel, o usuário deverá digitar o número, ano e volume do processo e clicar no botão 
para o sistema buscar os dados do processo. Feito isso, o usuário deverá entrar com as informações de setor, quadra e lote, conforme figura a seguir.
Após preencher os dados, o usuário deverá clicar no botão 
para concluir o registro.
Abertura de volume
Nesta tela, o usuário pode realizar a abertura de volumes de um processo.
Tela de abertura de volume
Como utilizar?
Para realizar a abertura de um novo volume, o usuário deverá digitar o número, ano e o último número do volume de um processo e clicar no botão 
, e o sistema realizará a busca desse processo.
Após buscar o processo, o usuário deverá informar a quantidade de folhas que o processo foi encerrado no campo 
, preencher os demais dados (conforme imagem abaixo), e clicar no botão 
.
Dados abertura de volume
Alterando a quantidade de folhas
Caso o usuário necessite, o sistema permite a alteração da quantidade atual de folhas; para isso, basta clicar no botão 
e o sistema liberará o campo 
. Basta digitar a nova quantidade de folhas e clicar no botão 
.
Observação: A alteração da quantidade de folhas de um volume só é permitida caso o volume esteja encerrado.
Documento de caixa
Esta tela possibilita o registro de informações que não estão anexadas ao processo como, por exemplo, um processo que exige o pagamento de boletos e estes boletos ficam armazenados em uma caixa no setor financeiro.
Tela de Documento de caixa
Como utilizar?
Para realizar o registro dessas informações, o usuário deverá digitar o numero, o ano e o volume do processo e clicar no botão 
; o sistema mostrará as informações desse processo na tela.
O usuário deverá digitar o número e ano da caixa onde as informações estão armazenadas e clicar no botão 
.
Arquivos anexados
Nesta tela, o usuário poderá anexar arquivos, imagens ou documentos a um processo.
Como utilizar?
Para realizar a anexação de arquivos a um processo, o usuário deverá realizar a busca do processo nos campos 
e clicar no botão 
. O sistema realizará a busca do processo, conforme imagem a seguir.
Após efetuar o filtro, o usuário deverá informar o nome do arquivo e clicar no botão 
para buscar, nos diretórios do computador local, o arquivo desejado.
Após selecionar o arquivo, o usuário deverá clicar no botão 
e o sistema apresentará a mensagem a seguir.
Empréstimo e devolução de processos
Empréstimo
Esta tela permite ao usuário realizar os empréstimos dos processos.
Como utilizar?
Para realizar o empréstimo de um ou mais processos, o usuário deverá digitar o número, o ano e o volume do processo nos campos 
e clicar no botão 
para o sistema realizar a pesquisa do processo. Após o sistema ter realizado a busca dos dados do processo, o usuário deverá clicar no botão 
para que o sistema realize a inclusão deste processo na grid (conforme imagem a seguir marcada em vermelho).
Tela de empréstimo de processo
Observação: O usuário pode realizar a inclusão de um ou mais processos, desde que estes sejam direcionados ao mesmo solicitante; para isso, basta repetir as instruções anteriores.
Após incluir todos os processos que deseja emprestar ao mesmo solicitante, o usuário deverá identificar os solicitantes a quem serão emprestados; para isso, basta digitar o nome do solicitante no campo 
, selecionar a data de empréstimo, a data prevista para devolução, o usuário responsável pelo empréstimo e o motivo do empréstimo. Após incluir todas as informações basta clicar no botão 
para realizar o empréstimo.
Devolução
Esta tela permite ao usuário realizar o recebimento (devolução) dos processos emprestados.
Como utilizar?
Para realizar o recebimento dos processos, o usuário deverá digitar o número, o ano e o volume do processo nos campos 
e clicar no botão 
. O processo aparecerá na grid (conforme imagem marcada em vermelho a seguir); deve-se, então, clicar no botão 
para confirmar o recebimento desses processos.
Devolução de empréstimo
Histórico de empréstimo de processos
Nesta tela, o usuário poderá visualizar e gerenciar todos os empréstimos realizados, poderá, também, realizar um novo empréstimo através do botão 
e realizar o recebimento de processos emprestados através do botão 
.
Tela histórico de empréstimos
Observação: O ícone 
informa ao usuário que o processo já foi recebido, porém o sistema mantém o histórico dos empréstimos e das devoluções realizadas.
Juntada
Documentos
Esta tela permite ao usuário realizar a juntada de documentos a um processo entregue ao setor.
Como utilizar?
Para realizar a juntada de documentos, o usuário deverá digitar o número, ano e volume do processo nos campos 
e clicar no botão 
para que o sistema busque os dados do processo.
Após buscar o processo, o usuário deverá preencher os dados solicitados na tela (conforme imagem a seguir) e clicar no botão 
para finalizar a inclusão do documento; o usuário poderá realizar a inclusão de mais documentos ao mesmo processo, conforme necessário.
Após a inclusão dos documentos, basta o usuário clicar em 
para concluir a operação.
Tela de juntada de documentos
Distribuir
Nesta tela, o usuário poderá realizar o envio de documentos recebidos em seu órgão para outro órgão.
Tela de distribuição de documentos
Como utilizar?
Para realizar o envio de documentos a outro órgão, o usuário precisará realizar a pesquisa do processo digitando o número, ano e volume nos campos 
. Feito isso, ele deve clicar no botão 
e o sistema trará na tela os dados do processo, bem como os documentos do mesmo na grid.
Após realizar a consulta, basta o usuário informar o órgão de destino no campo 
e clicar no botão 
para concluir o envio de documentos.
Documentos adicionados
Receber
Nesta tela, o usuário poderá confirmar a juntada física dos documentos ao processo.
Tela confirmar juntada de documentos
Como utilizar?
Inicialmente, o usuário deverá escolher entre duas opções:
- remessa de envio de documentos: o usuário receberá os documentos que foram entregues ao protocolo ou a outro órgão e foram enviados ao seu departamento.
- local de recebimento dos documentos: nesta opção, o usuário juntará os documentos recebidos pelo seu próprio órgão.
Após escolher uma das opções acima, o sistema trará na tela os processos que possuem documentos a serem confirmados na juntada.
Tela confirmar juntada de documentos
Para realizar a confirmação de juntada dos documentos ao processo, basta o usuário marcar o processo e clicar no botão 
.
Histórico
Nesta tela, o usuário pode visualizar e gerenciar as juntadas realizadas e pode também realizar uma nova juntada através do botão 
, o envio de documentos pelo botão 
, o desentranhamento pelo botão 
e a reimpressão da remessa de envio de documentos, recibo de entrega de documentos , histórico dos documentos e certidão de desentranhamento através da área de relatórios (imagem a seguir).
Opções de relatórios
Tela de histórico de juntadas
Desentranhamento
Esta tela permite ao usuário realizar o desentranhamento de documentos de um processo.
Tela de desentranhamento de documentos
Como utilizar?
Para realizar o desentranhamento de um documento, o usuário deve realizar a pesquisa de processo digitando número, ano e volume nos campos 
e clicar no botão 
.
Após realizar a pesquisa, o sistema trará na tela os dados do processo e, na grid abaixo, os documentos anexados a este processo (conforme imagem a seguir).
O usuário deverá digitar o motivo do desentranhamento dos documentos, selecionar os documentos a serem desentranhados e clicar no botão 
.
Tela de desentranhamento de documentos
Requisição de processo
Histórico
Nesta tela, o usuário pode visualizar os dados dos processos solicitados para a juntada e realizar uma nova solicitação através do botão 
.
Tela de histórico de processos requisitados
Requisitar processo (incluir)
O usuário poderá realizar a requisição de um processo a outro órgão para realizar a juntada dos documentos.
Tela de requisição de processos
Como utilizar?
Para realizar a requisição de um processo, o usuário deve realizar a pesquisa de processo digitando número, ano e volume nos campos 
e clicar no botão 
e, em seguida, no botão 
; o processo aparecerá na grid (conforme imagem a seguir).
Após selecionar os processos, o usuário deverá preencher os campos (imagem a seguir) com os dados solicitados e clicar no botão 
.
TRP (Tramitação Rápida de Processo)
TRP – Análise/Encaminhamento
Para encaminha/tramitar o processo é necessário realizar os procedimentos abaixo:
- selecione o órgão emissor ao qual deseja localizar o processo (conforme figura a seguir);
Ao clicar no órgão emissor, serão informados na tela do sistema embaixo, do lado esquerdo, processo/ano/volume/assunto.
Na tela de encaminhamento, informar para quem deseja enviar (conforme figura a seguir).
Selecionar o processo (conforme figura a seguir).
Depois, ao clicar no botão 
, na tela a seguir, digitar a providência. Após informar todos os dados nos campos mencionados, clicar em 
.
Para imprimir os relatórios, o usuário deverá clicar em 
e o sistema abrirá o relatório.
Observação: É necessário ter instalado o leitor de PDF no computador para visualizar o relatório.
Agendamento/Encaminhamento de processos TRP
Como utilizar?
Preencher os campos para os quais deseja enviar o processo (conforme figura a seguir).
Selecione o processo ao lado esquerdo da tela, clique em 
, caso queira anexar algum documento para realizar o encaminhamento, agendar e tramitar, clique no botão 
e depois clique em 
. Após agendado (conforme figura a seguir), basta clicar em 
.
Feito os procedimentos acima, o sistema solicitará a confirmação do trâmite (conforme figuras a seguir).
A busca dos processos pode ser realizada pelo filtro 
, que abrirá uma tela onde a busca pode ser realizada por processo/ano/volume e assunto (conforme figura a seguir).
Inclusão
Na tela de inclusão, o usuário pode incluir o processo em TRP e documentos, anexar arquivos e nomeá-los.
Como utilizar?
Preencher os campos 
, informar o número do processo e clicar em “Pesquisar”; o sistema mostrará os dados do processo.
Para incluir a TRP, é necessário informar o órgão de destino e o nome do receptor
(conforme figura a seguir).
Incluindo arquivos
Para incluir arquivos, o usuário deve clicar no botão 
e o sistema apresentará a tela a seguir:
O usuário deverá clicar em procurar e selecionar o arquivo que deseja enviar (conforme figura a seguir).
Ao clicar em abrir, o arquivo será selecionado para arquivar. Feito isso, o usuário clicará em 
para adicioná-lo em “anexar arquivo”.
Caso desejar, poderá incluir vários TRP's sem a necessidade de fazê-los um por um. Nesta situação, preencha os dados do processo e clique em 
para adicionar o processo na grid de processos agendados, como mostra a figura a seguir. Esse procedimento pode ser realizado quantas vezes necessário.
Concluindo “incluir TRP”
Ao preencher todos os campos necessários de forma correta, tendo ou não adicionado vários processos na grid de processos agendados, o usuário deverá clicar no botão 
para finalizar a inclusão do processo.
Removendo processos em TRP
Para realizar a remoção de processos em TRP, é necessário realizar o mesmo procedimento de agendamento/encaminhamento de processos TRP, porém será realizada a remoção do processo em TRP.
Selecionar o órgão emissor clicando com o mouse em cima do órgão desejado (conforme figura a seguir).
Feito o procedimento acima, informar para onde deseja enviar (conforme figura a seguir).
1º passo: Selecione o processo (conforme figura a seguir).
Para visualizar o processo, clique no botão 
. O sistema mostrará o processo “em TRP” (conforme figura a seguir).
Para imprimir, clique no botão 
ou na tela de “consulta processo” e clique em 
.
2º passo: Clique no botão 
para agendar e tramitar o processo (conforme figura a seguir).
Depois clique em 
. Serão exibidas as telas de confirmação (conforme figura a seguir).
No sistema, temos a barra de menus (conforme a seguir):
– Filtro de processos
– Retornar todos os processos à primeira página.
– Retornar apenas uma página.
– Avançar uma página.
– Avançar a última página.
– Atualizar a tela.
– Visualizar processo selecionado.
– Imprimir o processo solicitado.
TRP – Relatórios
Estatística dos assuntos solicitados no período
Nesta opção, o usuário pode extrair diversos tipos de relatórios do sistema, tais como:
- relatório sintético ou analítico
- pode filtrar pelo status do processo (conforme figura a seguir):
- o usuário pode filtrar por órgão responsável pelo assunto ou órgão atual, selecionando o campo que deseja (conforme figura a seguir).
O usuário pode clicar na lupa 
, que mostrará a tela de filtro, na qual o usuário poderá realizar uma pesquisa mais detalhada (conforme figura a seguir).
Ao clicar no botão 
, o sistema realizará a busca de todos os órgãos (conforme figura a seguir).
Feito isso, basta selecionar o órgão que deseja verificar no relatório e clicar no botão 
.
Pode realizar a busca pelo período de abertura:
Selecionando uma data no período de abertura, o campo gráfico selecionará o relatório em forma de gráfico (conforme figura a seguir).
O usuário pode realizar a impressão do relatório por modalidade (conforme figura a seguir).
No campo modalidade, o usuário pode selecionar por solicitação, ouvidoria ou processos e também podem ser inclusos apensos.
No campo “selecionar”, o usuário tem a opção de selecionar por:
Todos / Atrasados / Atrasados acima de uma data determinada pelo usuário.
Arquivamento de processos
Arquivar processo
Esta tela permite ao usuário realizar o arquivamento dos processos.
Tela de arquivamento de processo
Como utilizar?
Para arquivar um processo, o usuário deverá realizar uma busca de processo digitando número, ano e volume nos campos 
e clicar no botão 
.
O sistema trará na tela as informações pertinentes ao processo pesquisado e, para finalizar, basta o usuário digitar o rótulo do processo ( conforme imagem abaixo), digitar alguma observação, se necessário e clicar no botão 
.
Arquivar processo em lote
Esta tela permite ao usuário arquivar vários processos de uma só vez.
Tela de arquivamento de processo em lote
Como utilizar?
Para arquivar um ou mais processos, o usuário deverá realizar a busca de um processo digitando número, ano e volume nos campos 
e clicar no botão 
.
Ao realizar a busca, o sistema adicionará este processo à grid ( conforme figura acima); se o usuário achar necessário, poderá incluir mais processos, para isso, basta seguir as instruções anteriores.
O sistema também apresenta uma lista de processos disponíveis para arquivamento; para acessá-la, basta clicar na lupa 
e o sistema expandirá a tela, apresentando os processos.
Para concluir o arquivamento, o usuário deverá selecionar o rótulo dos processos e clicar no botão 
.
Locais de arquivamento
Nesta tela, o usuário pode definir os locais de arquivamento dos rótulos.
Tela cadastro de locais de arquivamento
Como utilizar?
Primeiramente, o usuário deve clicar no botão 
, selecionar o órgão, selecionar o rótulo, o responsável, a quantidade de documentos e o tempo e informar os locais de arquivamento deste rótulo (conforme imagem anterior).
Após inserir todos os dados, o usuário deverá clicar no botão 
.
Rótulo dos locais de arquivamento
Nesta tela, o usuário poderá cadastrar os rótulos dos locais de arquivamento.
Tela de cadastro de rotulo de locais de arquivamento
Como utilizar?
Para cadastrar um novo rótulo, o usuário deve clicar no botão 
, selecionar o órgão, digitar no campo “rótulo” os rótulos que achar necessário e clicar no botão 
para finalizar o cadastramento.