1INTRODUÇÃO
As instruções contidas neste manual são comuns ao sistema de materiais e, ao Sistema de Gestão de Contratos. Apresentando os respectivos procedimentos necessários para realizar a integração dos mesmos.
2OBJETIVO
Fornecer uma base de conhecimento aos nossos clientes para a realização dos vínculos entre os sistemas de forma correta e objetiva, dessa maneira, contribuindo para a unificação das informações, procurando facilitar as rotinas do dia a dia.
3 VINCULAÇÃO MANUAL DO EMPENHO COM O CONTRATO
Os contratos podem ser inseridos no sistema de Gestão de Contratos a partir da solicitação de empenho que é também onde são inseridos os vínculos entre empenho e contrato.
Abaixo serão informados os procedimentos para fazer a vinculação, onde ao final o empenho poderá ser consultado através do sistema de contratos refletindo assim nas liquidações, relatórios, prestação de contas e afins.
Acessar a solicitação de empenho:
•Processo Comum:
Buscar através dos filtros, os empenhos que deverão ser vinculados ao contrato. Ao visualizar a solicitação de empenho, clicar na opção 
‘vinculação do empenho com o contrato’ que fica localizada na aba dados da licitação, no canto inferior direito da tela.
Em seguida, será aberta a tela ‘Referênciamento de empenhos com contratos’, onde serão listados os empenhos e o Contrato referente à licitação. Para inserir os vínculos, será necessário selecionar as linhas dos empenhos e clicar na opção ‘Inserir Vínculo’.
Após a realização dos procedimentos acima citados, os empenhos ficarão disponíveis no sistema de contratos para importação.
Acessar o sistema de contratos:
Filtrar o contrato desejado e, posteriormente clicar 2 vezes na opção ‘’Empenhos’’ que fica no canto esquerdo da tela, conforme abaixo:
Será aberta a tela ‘’Empenhos’’, clicar em inserir registro:
Em ‘’Importação de Empenhos para Contrato’’ serão listados os empenhos que foram vinculados a este contrato na solicitação de empenho, para finalizar a integração dos empenhos clicar em ‘’Confirmar’’.
4 VINCULAÇÃO AUTÔMATICA DO EMPENHO COM O CONTRATO
Os procedimentos do tópico ‘VINCULAÇÃO MANUAL DO EMPENHO COM O CONTRATO’’ acima citados, são dispensáveis para os casos de vinculação automática dos empenhos com o contrato.
O que define se o vínculo será automático é a informação de CONTRATO OBRIGATÓRIO que é inserida no Agrupamento, conforme abaixo:
Na aba itens, do agrupamento, existem três formas de inserir o contrato obrigatório, são elas:
Opção 1 (Agrupamento por item) - 
Contrato sim e contrato não, por item. Fica localizado ao final de cada item e, por meio deste, é possível selecionar quais itens possuirão ou não contrato, se este for o caso.
Opção 2 – (Agrupamento por lote) - 
Esta opção engloba os agrupamentos realizados por lote, desta forma, é possível selecionar quais lotes possuirão ou não, contrato obrigatório.
Opção 3 – (Agrupamento) - 
Fica localizado no canto inferior direito e através dele é possível inserir contrato obrigatório para todos os itens/lotes de uma só vez.
Incluindo a opção de contrato obrigatório de acordo com uma das opções citadas acima, após a solicitação do empenho e a inclusão do contrato no sistema de gestão de contratos, os vínculos serão inseridos automaticamente, não sendo necessário fazer a vinculação manualmente.
Informações adicionais:
Ao selecionar a opção de contrato obrigatório não será possível efetivar o empenho enquanto o contrato não for gerado. Ou seja, os empenhos só serão confirmados na contabilidade após a geração do contrato.
Os procedimentos de importação dos empenhos para o sistema de contratos são os mesmos do tópico ‘’VINCULAÇÃO MANUAL DO EMPENHO COM O CONTRATO’’.
5IMPORTANDO OS ADITIVOS PARA O SISTEMA DE CONTRATOS
Os Aditivos de Prazo são realizados diretamente no sistema de contratos, já os Aditivos de valor são feitos no SmarAM e deverão ser importados para o sistema de contratos, conforme abaixo:
Após solicitar o empenho do Aditivo (Alteração Contratual), o vínculo dos empenhos será realizado conforme orientações do tópico ‘’VINCULANDO O EMPENHO AO CONTRATO’’ e somente após a vinculação dos empenhos, os aditivos ficarão disponíveis para importação.
No sistema de contratos, selecionar o Contrato desejado e clicar duas vezes na opção ‘’Aditivos’’ que fica no canto esquerdo da tela:
Será aberta a tela ‘’Aditamentos’’, dessa maneira devemos clicar em inserir registro:
O sistema fará a seguinte pergunta:
Clicando na opção ‘’NÃO’’, será aberta a tela ‘’Aditivos Pendentes para Importação’’, onde serão listadas as alterações contratuais das quais já foram vinculadas ao contrato na solicitação de empenho.
Clicar na opção ‘’Confirmar’’ para efetivar a importação do aditivo.
6IMPORTANDO SUPRESSÕES CONTRATUAIS ‘’DECRÉSCIMO DE VALOR’’.
Quando for necessário anular parcialmente ou totalmente o valor de um empenho vinculado ao contrato, será necessário inserir uma supressão contratual através da rotina Gerenciamento de AF/OS >> Controle de fornecimento >> Supressão Contratual.
Após selecionar o empenho a ser suprimido e confirmar a anulação na contabilidade, a informação retornará ao sistema de contratos como ‘’decréscimo de valor’’ para ser importado, conforme abaixo:
Acessar o sistema de contratos e filtrar o contrato desejado.
Clicar duas vezes na opção ‘’Aditivos’’ que fica no canto esquerdo da tela:
Será aberta a tela ‘’Aditamentos’’, clicar em inserir registro. Assim como na importação dos aditivos, o sistema fará a seguinte pergunta:
Clicando na opção ‘’NÃO’’, será aberta a tela ‘’Aditivos Pendentes para Importação’’, onde serão listadas as alterações e supressões contratuais:
Clicar na opção ‘’Confirmar’’ para efetivar a importação da supressão contratual.
OBSERVAÇÃO: As informações abaixo são válidas para os clientes do Estado de São Paulo.
7 AUDESP FASE IV – LICITAÇÕES E CONTRATOS.
Abaixo informaremos os dados que deverão ser preenchidos no sistema de contratos, para prestação de contas dos órgãos ao Tribunal.
Identificação do ajuste:
•Aba – Básico
▪Tipo de Instrumento: Informar se o Instrumento é um Contrato, lembrando que contrato abrange também documentos similares.
▪Nº do contrato: Informar o número do contrato no órgão contratante.
▪Ano do contrato: Informar o ano em que foi assinado o contrato.
▪Tipo de objeto, Grupo de objeto e Objeto do contrato: Informe a descrição do objeto do contrato.
▪Após a Identificação do ajuste deve ser informada a identificação do contratado:
•Aba – Fornecedor
▪
▪Fornecedor: Informar os dados do contratado.
▪Tipo de Pessoa: Informar se trata de uma pessoa física ou jurídica.
▪CNPJ/CPF: Conforme a escolha (CNPJ, CPF ou Documento Estrangeiro) inserir o número do documento.
▪Informar as datas de início/término da vigência do contrato e a data de assinatura.
▪Informar se houve publicação do extrato do ajuste em veículos de comunicação. Em caso positivo será necessário indicar o veículo no qual o extrato foi publicado e a respectiva data (DOE, DOM, DOU, DJE, QMACP, SADI, Jornal de grande circulação nacional, Jornal de grande circulação regional/municipal), sites ou site da administração direta na internet.
•Aba – Dados Pagamento
▪Quantidade: Informe a quantidade contratada.
▪Unidade de Medida: Unidade em que é medida a quantidade informada no campo anterior
▪Valor do contrato: Informe o valor total contratado.
▪Elemento econômico: Esse campo deve ser preenchido conforme as classificações econômicas de despesa orçamentária pelo menos até o nível de elemento.
Responda se há ou não exigência de garantia. Em caso positivo informe o valor da garantia em valor monetário e, em percentual do valor total do contrato.
•Aba – Responsáveis
Informe se há servidor (Gestor) designado para a gestão do contrato, em caso positivo será necessário informar o CPF e o cargo ocupado. Além disso, nessa aba devem ser informados todos os responsáveis pelo ajuste (contratante e contratado)
•Dados Tribunal
No canto esquerdo da tela fica localizado a aba – Dados Tribunal, onde deverão ser informadas as cláusulas do contrato, sejam cláusulas financeiras e/ou penais e os veículos de publicação.
8CONCLUSÃO
Após a realização dos passos acima citados, os módulos passarão a funcionar interligados, contribuindo para que se tenha informações precisas, facilitando a rotina de pagamentos e prestação de contas.
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