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INTRODUÇÃO
Após a aprovação da LOA e execução da rotina de abertura de exercício fase
‘Cadastros’ e ‘Orçamentário / Extraorçamentário’, o usuário estará apto a iniciar
a execução do seu orçamento.
A legislação atual que trata a matéria, Lei 8.666, estabelece normas gerais sobre
licitações e contratos administrativos no âmbito dos Poderes da União, dos
Estados, do Distrito Federal e dos Municípios.
De acordo com a legislação acima nenhuma licitação ou compra pode ser
realizada sem a previsão de recursos orçamentários que assegurem o
pagamento das mesmas.
A ‘Reserva’ é uma rotina destinada a bloquear o saldo da dotação orçamentária
no início do processo licitatório, da dispensa ou inexigibilidade, visando garantir
recursos orçamentários para a despesa que se pretende executar.
É o procedimento através do qual o Poder Público assegura dispor do numerário
necessário e suficiente para suportar os custos do contrato celebrado.
A insuficiência de dotação orçamentária para cobertura das despesas a serem
executadas no exercício em curso é impedimento para o andamento do processo
licitatório, da dispensa ou inexigibilidade. A partir da ‘Reserva’ de dotação deriva-
se posteriormente o ‘Empenho’.
Este manual abrange a funcionalidade reserva além de parâmetros e relatórios
relacionados.
OBJETIVO
O objetivo deste manual é propiciar o pleno conhecimento sobre a funcionalidade
reserva, e também dos fatores que interferem na mesma, tais como
funcionalidades relacionadas e parâmetros. Este conhecimento é fundamental
para efetuar os procedimentos padrões tais como consultas, inclusões e
manutenções de forma mais assertiva e eficiente.
1 – EXECUÇÃO RESERVA
1.1- Onde está localizada a funcionalidade ‘Reserva’?
A funcionalidade abordada neste manual está localizada no menu ‘Execução’,
submenu ‘Despesa’ opção ‘Reserva’
1.2- Quais são as ações disponíveis na funcionalidade
‘Reserva’ e como executá-las?
Nesta funcionalidade as ações básicas demonstradas no manual de Instruções
Gerais do SMARcp estão disponíveis, e devem ser executadas acessando com
a Unidade Gestora Específica (códigos diferente de 0). A Unidade Gestora
Consolidadora (código 0), deve ser utilizada apenas para consultar os registros.
Ao tentar efetuar outro procedimento é emitida a mensagem:
DICA:
✓ Caso a funcionalidade não esteja disponível no menu acima entre em
contato com o administrador do sistema para que verifique as permissões do
usuário.
✓ A posição da funcionalidade no menu poderá sofrer alterações
dependendo do perfil de acesso do usuário.
✓ Ao posicionar o cursor do mouse sobre a funcionalidade poderão ser
apresentados os botões ‘Buscar’ , que permite o acesso aos registros já
existentes e ‘Novo’ , que permite a inclusão de um novo registro.
AÇÕES DISPONÍVEIS:
✓ Inclusão de Reserva pelo menu e pela ‘grid’ clicando no botão ‘Novo’.
✓ Visualização clicando no botão ‘Visualizar’ a frente de cada
registro do grid na coluna de ‘Ações’.
✓ Cópia de reserva clicando no botão ‘Copiar’ a frente de cada
registro do grid na coluna de ‘Ações.
✓ Anulação de reserva não integrada clicando no botão ‘Mais Opções’
e selecionando a frente de cada registro no grid na coluna
de ‘Ações’.
✓ Complemento de reserva não integrada clicando no botão ‘Mais
Opções’ e selecionando a frente de cada registro no
grid na coluna de ‘Ações’.
✓ Anulação de reserva integrada clicando no botão ‘Integração’ que
estará disponível a frente do registro que possuir anulação integrada a ser
inserido.
✓ Complemento de reserva integrada clicando no botão ‘Integração’
que estará disponível a frente do registro que possuir complemento integrado
a ser inserido.
✓ Edição de reserva não concluída clicando no botão ‘Editar’ a
frente apenas dos registros de reservas não concluídas no grid na coluna de
‘Ações’.
✓ Exclusão de reserva não concluída clicando no botão ‘Mais Opções’
e selecionando a frente apenas dos registros de reservas não
concluídas no grid na coluna de ‘Ações’.
✓ Busca de registros disponíveis para integração ao clicar no botão
‘Registros para Integração’ disponível acima do grid.
ATENÇÃO!
✓ As opções de ‘Editar’ e de ‘Excluir’ estarão disponíveis apenas
para as reservas não concluídas, ou seja, as que por algum motivo durante
o processo de inclusão tenham sido incluídas sem alguma informação e
geradas com número ‘999999’. Caso existam reservas nesta situação o
SMARcp irá emitir a mensagem
✓ A posição e botões apresentados na coluna de ‘Ações’ podem variar
conforme os acessos do usuário.
DICA:
✓ Diferente da versão desktop onde o usuário acessa menus diferentes,
na versão web as ações de inclusão de Reserva Integrada ao Sistema de
Gestão de Materiais, Anulação e Complemento de Reserva serão
executadas acessando o único menu de Reserva.
✓ As operações de Anulação e Complemento estarão posicionadas a
frente do registro de Reserva que receberá esta ação. No caso de Anulação
e Complemento não integrados ao sistema de Gestão de Materiais deverá
utilizar as opções e clicando no botão ‘Mais
Opções’ . No caso de reservas integradas ao sistema de Gestão de
Materiais caso haja Anulação ou Complemento pendente de inserção para
o registro de reserva a coluna ‘Status’ do grid apresentará o símbolo de
‘Pendência’ e será apresentado o botão ‘Integração’ a frente do registro
para inserção da Anulação e ou Complemento.
✓ As reservas integradas ao sistema de Gestão de Materiais serão
incluídas diretamente pelo botão ‘Novo’ pelo menu ou pela grid ao digitar
um número de requisição válido no campo ‘Requisição’ ou pelo botão
‘Registros para Integração’ disponível na acima da grid.
✓ Para inserir uma reserva não integrada ao sistema de Gestão de
Materiais basta clicar no botão ‘Novo’ pelo menu ou pela grid e não
informar um número de requisição no campo ‘Requisição’.
✓ Os relatórios de Reserva estarão disponíveis no menu ‘Execução’,
opção ‘Relatórios’, no grupo ‘Despesa - Reserva’
Grid de registros da funcionalidade ‘Reserva’.
A grid de registros demonstrará Reservas,
Complementos e Anulações integrados e não
integrados ao sistema de gestão de Materiais
1.3- Como inserir uma ‘Reserva’?
Para inserir um registro de Reserva seja ela integrada ou não ao sistema de
Gestão de Materiais é necessário clicar no botão ‘Novo’ constante no próprio
menu da funcionalidade ou no grid de ‘Busca de Reserva’.
Ao clicar no botão ‘Novo’ será direcionado para a tela de ‘Inclusão de
Reserva’.
Através da tela de ‘Inclusão de Reserva’ o usuário poderá inserir reservas não
integradas ao sistema de Gestão de Materiais, ou seja, sem informar o campo
‘Requisição’ e também reservas integradas, digitando um número válido de
requisição no campo ‘Requisição’ ou localizando uma através do botão
‘Pesquisar’ ao lado do campo.
As reservas integradas ao sistema de ‘Gestão de Materiais’ também poderão ser
incluídas clicando diretamente no botão ‘Registros para Integração’
disponível acima do grid.
Ao clicar no botão será aberta o grid de ‘Busca de Integração’ onde o usuário
deverá efetuar um filtro válido para localizar um registro disponível para
integração.
Ao localizar o registro deverá clicar no botão ‘Selecionar’ disponível na coluna
de ‘Ações’. Será aberta a tela de ‘Inclusão de Reserva’ com todos os campos
obrigatório preenchidos e bloqueados para edição. Ao clicar em ‘Próximo’ e
acessar a tela de Inclusão de Itens do Movimento de Reserva’ também já
constará o item oriundo do sistema de ‘Gestão de Materiais’. Apenas a descrição
do item poderá ser alterada. Caso alguma outra informação esteja incorreta
orientamos que não seja efetuada a inclusão da reserva e solicitada a correção
da ‘Requisição’ no sistema de ‘Gestão de Materiais’.
Após selecionar o registro no grid de ‘Pesquisa
Integração’ será aberta tela de Inclusão de Reserva
com os campos obrigatórios preenchidos com as
informações da Requisição e bloqueados para edição.
Ao clicar no botão ‘Novo’ será direcionado para a tela de ‘Inclusão de
Reserva’ que segue abaixo.
Após o preenchimento dos campos obrigatórios, ao clicar em ‘Próximo’
acessa a tela de ‘Inclusão de Itens do Movimento de Reserva’.
Indica a etapa em que está a
inclusão do registro.
Apresenta automaticamente a data do
último registro de reserva incluído.
Permite pesquisar ‘Requisição’ para efetuar reserva
integrada ao sistema de Gestão de Materiais.
Na tela de ‘Inclusão de Itens do movimento de Reserva’ o
usuário deverá inserir pelo menos um item com valor válido.
Apresenta o ‘Saldo da
Dotação’ informada. Após o preenchimento dos
campos clicar no botão para
efetuar a inclusão do item.
Os itens incluídos serão demonstrados no grid e podem
ser editados ou excluídos enquanto não for
confirmada a inclusão do registro de reserva.
Ao clicar em ‘Confirmar’ o registro
de reserva é inserido e passa a
ser apresentado no grid.
1.4- Qual o funcionamento dos campos na tela de
‘Inclusão de Reserva’?
‘Data Movimento’ – O campo apresentará a data do último registro inserido na
rotina. Este campo sofre interferência de dois parâmetros que devem ser
configurados pelo administrador do sistema. O usuário poderá apenas consultá-
los acessando o menu ‘Execução’, submenu ‘Cadastros’ opção ‘Configuração
Despesa’, botão ‘Reserva’.
Caso o parâmetro ‘Lançamento Data Anterior’ esteja com a opção ‘Avisa’, ao
informar uma data anterior a apresentada no campo será emitida a mensagem:
Ao clicar em ‘Sim’ prossegue a inclusão com data anterior a do último
movimento.
Caso o parâmetro ‘Lançamento Data Anterior’ esteja com a opção ‘Bloqueia’ ao
informar uma data anterior a apresentada no campo será emitida mensagem de
bloqueio na parte superior da tela em vermelho.
Ao fechar a mensagem o usuário deverá informar uma data igual ou maior que
a do último movimento para efetuar a inserção de um registro.
Caso o campo ‘Data de Movimento’ esteja indisponível para edição, significa que
o parâmetro ‘Bloqueio Data’ está habilitado. Neste caso a data da reserva só
poderá ser avançada pelo administrador do sistema que deverá manipular a
tabela de ‘Datas de Movimento’, acessando o menu Execução, submenu
‘Cadastros’ opção ‘Datas de Movimento’.
‘Dotação’ – O usuário deverá digitar parte de uma das informações constantes
no campo e selecionar um dos registros.
Estarão disponíveis neste campo apenas as dotações orçamentárias (código até
50.000) do ‘Exercício’ e ‘Unidade Gestora’ logado e que o usuário possuir
acesso.
Caso as informações constantes não sejam suficientes para localizar o registro,
o usuário pode clicar no botão ‘Pesquisar’ ao lado do campo. Ao efetuar este
procedimento será aberta a grid de ‘Pesquisa de Dotação’ que permite pesquisar
as dotações através de mais critérios. Para selecionar o registro basta clicar
na coluna de ‘Ações’.
Os campos que contém o símbolo
demonstram os registros disponíveis
conforme o usuário digita parte da
informação utilizando a busca ‘igualar
qualquer parte’. As informações que
integram os registros são
demonstradas ao passar o cursor do
mouse sobre o campo. Neste exemplo
do campo ‘Dotação’ constam as
informações de ‘Código Reduzido’,
‘Código da Natureza de Despesa e
‘Descrição da Dotação’.
‘Vínculo Dotação’ e ‘Vínculo Detalhado’ - Quando o cadastro dos vínculos
não possuir hierarquia ao informar o campo ‘Dotação’ os campos ‘Vínculo
Dotação’ e ‘Vínculo Detalhado’ são preenchidos automaticamente com o
primeiro vínculo da dotação informada. Caso a dotação possua mais de um
vínculo o usuário poderá apagar a informação no campo ‘Vínculo Dotação’ e
efetuar a pesquisa pelo código ou a descrição do vínculo e selecionar outro
registro. Ao efetuar este procedimento o campo ‘Vínculo Detalhado’ será
automaticamente atualizado.
Serão apresentados apenas os vínculos da dotação informada e que o usuário
possuir acesso.
Quando o cadastro dos vínculos possuir hierarquia o campo ‘ ‘Vinculo Detalhado’
sofrerá influência do parâmetro ‘Vínculo Detalhado Despesa’ que pode ser
consultado acessando o menu ‘Cadastros’, opção ‘Configuração Geral’. Caso
este parâmetro esteja com a opção ‘Não’ o campo ‘Vínculo Detalhado’
permanecerá desabilitado.
‘Subelemento’ – O campo permanecerá bloqueado até que seja informado o
campo ‘Dotação’.
O mesmo sofre influência do parâmetro ‘Subelemento Reserva’ que pode ser
consultado acessando o menu ‘Execução’ submenu ‘Cadastros’ opção
‘Configuração Despesa’.
Com o parâmetro ‘Subelemento Reserva’ MARCADO, caso seja informada
uma dotação com natureza de despesa até nível de subelemento, será
apresentado no campo o respectivo subelemento e o mesmo permanecerá
bloqueado para edição.
Caso seja informada uma dotação com natureza de despesa até nível de
elemento o campo ‘subelemento’ ficará disponível para edição e o usuário
deverá informar um subelemento válido digitando parte do código ou da
descrição do mesmo. Serão apresentados apenas os subelementos
relacionados a natureza de despesa e ao elemento.
O cadastro dos subelementos pode ser consultado acessando o menu
‘Cadastros’ opção ‘Subelemento da Despesa’.
Caso o campo ‘subelemento’ não seja preenchido será emitida a mensagem de
bloqueio abaixo no momento em que o usuário tentar inserir um item para a
reserva.
Se não houverem subelementos relacionados a natureza de despesa e elemento
da dotação informada o campo ‘subelemento’ permanecerá desabilitado e sem
informação permitindo a inclusão do registro.
Com o parâmetro ‘Subelemento Reserva’ DESMARCADO ao informar uma
dotação com natureza de despesa até nível de subelemento o campo
‘Subelemento’ permanecerá desabilitado e vazio.
Ao informar uma dotação com natureza de despesa até nível de elemento e com
subelementos relacionados a natureza de despesa e elemento o campo
‘Subelemento’ estará habilitado, sendo seu preenchimento opcional.
Caso a natureza de despesa e elemento não possua subelementos o campo
permanecerá bloqueado e vazio.
‘Requisição’ e ‘Exercício Requisição – Campo utilizado para gerar reservas
integradas com o sistema de Gestão de Materiais. Ao digitar um número de
requisição válido os campos ‘Exercício Requisição’, ‘Dotação’, ‘Vínculo’, ‘Vínculo
Detalhado’, ‘Subelemento’ e ‘Evento / Custo’ serão preenchidos
automaticamente com os dados informados no sistema de Gestão de Materiais
e não poderão ser alterados, ou seja, tais campos permanecerão bloqueados
para edição.
O usuário poderá complementar informações preenchendo os demais campos
não obrigatórios.
Ao clicar em já constará o item oriundo do sistema de Gestão de
Materiais. Os campos estarão bloqueados não permitindo a inclusão ou exclusão
de um item. O usuário poderá editar apenas a descrição do item já existente.
Ao preencher o campo ‘Requisição’ com um número válido
automaticamente as informações nos campos escurecidos
serão preenchidas e permanecerão bloqueadas para edição.
Caso seja necessário o usuário poderá preencher os
demais campos não obrigatórios e clicar em Próximo.
Na tela de Inclusão de ‘Itens do movimento de reserva’ já
constará o item oriundo do sistema de Gestão de Materiais.
O usuário poderá apenas editar a ‘Descrição’ do item já
existente clicando no botão ‘Editar’ .
Ao clicar me ‘Confirmar’ o registro
de reserva integrada será incluído.
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Caso o usuário não possua o número da requisição deverá utilizar o botão
‘Pesquisar’ ao lado do campo. Ao clicar será aberta a grid ‘Pesquisa de
Integração’ onde o usuário deverá efetuar um filtro válido para localizar um
registro disponível para integração.
Ao localizar o registro deverá clicar no botão ‘Selecionar’ disponível na coluna
de ‘Ações’.
‘Fonte de Recurso’ – O usuário poderá digitar parte do código ou da descrição
da fonte de recurso e selecionar um dos registros apresentados. Este campo
DICA:
✓ O campo ‘Dotação’ serve de filtro para o campo ‘Requisição’, assim
sendo, caso seja informado o campo ‘Dotação’ ao clicar no botão ‘Pesquisar’
a frente do campo ‘Requisição’ serão apresentados apenas os registros
disponíveis para integração com a dotação informada.
ATENÇÃO!
✓ O campo ‘Requisição’ torna-se obrigatório quando é informada dotação
com natureza de despesa cadastrada como exclusiva por integração.
Nestes casos será apresentado o no campo e o usuário deverá
obrigatoriamente informar uma requisição válida no campo, caso contrário
será emitida a mensagem.
demonstra os registros cadastrados no prefixo 16 da tabela diversa que pode ser
consultada acessando o menu ‘Cadastros’ opção ‘Tabelas Diversas’.
‘Aditamento’ – Campo não obrigatório onde o usuário poderá informar o número
do aditamento caso necessário.
‘Processo’ – Campo não obrigatório onde o usuário poderá informar o número,
dígito, exercício e complemento do processo, nesta ordem. Caso o processo
informado já exista em outra reserva será emitida a mensagem de alerta em
laranja e permitirá a inserção.
O campo ‘número’, ‘dígito’ e ‘exercício’ são exclusivamente numéricos. O campo
‘complemento’ também aceita letras. O valor do campo ‘exercício’ deve estar
entre 0 e 9999, caso contrário será emitido a mensagem
O campo ‘dígito’ sofre influência do parâmetro ‘Cálculo Dígito Processo’ que
pode ser consultado acessando o menu ‘Execução’, submenu ‘Cadastros’ opção
‘Configuração Despesa’, botão ‘Geral’ campo ‘Cálculo Dígito Processo’. Caso
esteja configurado para calcular o dígito do processo ao informar o número do
processo e passar pelo campo será efetuado um cálculo para atribuir o ‘dígito’
do processo.
‘Evento / Custo’ – Campo de preenchimento obrigatório que permanece
bloqueado para edição enquanto não for informado o campo ‘Dotação’. O usuário
deverá digitar parte do código ou da descrição de um evento custo e selecionar
um registro válido. Serão demonstrados apenas os registros analíticos de
‘Evento Custo’ cadastrados no menu ‘Execução’, submenu ‘Cadastros’, opção
‘Evento Custo’.
Caso no cadastro do ‘Evento Custo’ seja especificado uma dotação e vínculo, ao
informar a referida dotação na inclusão de reserva o campo ‘Evento Custo’
apresentará como opções disponíveis apenas o Evento Custo que contiver a
dotação e vínculo especificados. Caso a dotação informada não tenha sido
especificada em nenhum ‘Evento Custo’ serão demonstradas todas as opções
de ‘Evento Custo’ analíticos.
Neste exemplo o cadastro do ‘Evento Custo’ 001.001 tem
especificado a dotação 1002, vínculo 1.203.0048, subelemento 16.
Ao efetuar a inclusão de uma reserva com estas mesmas informações no campo ‘Evento
Custo’ estará disponível apenas o evento 001.001. Se a dotação não estivesse especificada
em nenhum ‘Evento Custo’ o campo apresentaria todos os ‘Evento Custo ‘analíticos’.
Quando o parâmetro ‘Controla Custo’ disponível no menu ‘Execução’, submenu
‘Cadastros’, opção ‘Configuração Despesa’, botão ‘Geral’, estiver marcado, o
campo ‘Evento Custo’ só apresentará os eventos com tipo de lançamento igual
‘Execução Orçamentária’ e que pelo menos um dos eventos analíticos possua
‘Percentual de Rateio’ maior que 0.
No Estado de São Paulo quando o campo ‘Evento Custo’ possuir uma única
opção e em seu cadastro o campo ‘Tipo de Evento’ for igual ‘Fixo’ o registro será
apresentado no campo e bloqueado para edição.
‘Centro Custo’ – Campo de preenchimento opcional onde o usuário poderá
digitar parte do código ou da descrição do Centro de Custo e selecionar um
registro válido. Este campo demonstra os registros cadastrados no prefixo 66 da
tabela diversa que pode ser consultada acessando o menu ‘Cadastros’ opção
‘Tabelas Diversas’.
‘Documento’ – Campo de preenchimento opcional onde o usuário poderá
especificar um documento contendo letras e (ou) números.
‘Fornecedor’ – O campo permanece bloqueado enquanto o campo ‘Dotação’
não é preenchido. Campo de preenchimento opcional onde o usuário poderá
digitar parte do código ou da descrição do fornecedor e selecionar um registro
válido. Caso estes dois critérios não sejam suficientes para localizar o registro
pode ser utilizado o botão ‘Pesquisar’ ao lado do campo.
Caso seja selecionado um registro de fornecedor com CPF ou CNPJ inválido
será emitida mensagem e não permitirá utilizar o registro, sendo necessário que
o responsável corrija o referido cadastro no sistema de Gestão de Materiais.
O campo ‘Fornecedor’ sofre influência do parâmetro ‘Controle Débito
Fornecedor’ que pode ser consultado acessando o menu ‘Execução’, submenu
‘Cadastros’, opção ‘Configuração Despesa’, botão ‘Reserva’. Caso o mesmo
esteja com a opção ‘Avisa’ será emitida mensagem de alerta caso o referido
fornecedor possua débitos cadastrados no sistema Tributário, porém permitirá a
utilização do mesmo. Caso esteja com a opção ‘Bloqueia’ emitirá mensagem de
bloqueio e não permitirá informar este fornecedor. Na opção ‘Não’ esta
verificação não é realizada.
1.5- Qual o funcionamento dos campos na tela de
‘Inclusão de Itens do Movimento de Reserva’?
‘Quantidade’ – O usuário deverá inserir a quantidade do item que será inserido.
Lembrando que o campo possui máscara no formato 0,000 e seu preenchimento
segue o padrão web da direita para esquerda, ou seja, inicia-se pelas casas
decimais. A partir do momento que o campo ‘Quantidade’ é preenchido o campo
‘Valor Unitário’ é desbloqueado.
‘Unidade Material’ – Campo de preenchimento opcional onde o usuário poderá
informar uma unidade de medida com até dois caracteres: exemplo ‘un’, ‘ml’
entre outros.
‘Histórico’ – Permite ao usuário relacionar históricos padrões previamente
cadastrados na funcionalidade ‘Histórico Reserva / Empenho’, disponível no
menu ‘Execução’ submenu ‘Cadastros’, opção ‘Histórico Reserva / Empenho’.
Para relacionar um histórico basta digitar parte do código ou da descrição e
selecionar um registro válido. Ao efetuar este procedimento o histórico padrão
será associado e apresentado no campo ‘Descrição’. É importante observar que
o campo ‘Descrição’ pode ser editado pelo usuário mesmo que tenha sido
preenchido por um histórico padrão.
‘Valor Unitário’ – O campo permanecerá bloqueado enquanto não for
informado o campo ‘Quantidade’. Permite ao usuário informar o valor unitário
que será incluído. Lembrando que a máscara do campo é no formato 0,00 e seu
preenchimento ocorre de acordo com o padrão web da direita para esquerda, ou
seja, inicia-se pelas casas decimais.
Após o preenchimento do campo ‘Valor Unitário’ será preenchido
automaticamente o campo ‘Valor Total’.
‘Valor Total’ – O campo pode ser informado diretamente, sem preencher os
campos ‘Quantidade’ e ‘Valor Unitário’. Se o campo ‘Quantidade’ for preenchido
ele ficará bloqueado e apresentará automaticamente o valor conforme
preenchimento do campo ‘Valor Unitário’.
‘Total Reserva’ – Este campo permanece bloqueado para edição e apresentará
automaticamente a soma total dos itens de reserva incluídos até o momento.
‘Descrição’ – Campo de preenchimento obrigatório em que o usuário deverá
informar uma descrição do item com até duzentos e cinquenta e cinco
caracteres. O campo pode ser preenchido digitando manualmente ou
selecionando um histórico padrão no campo ‘Histórico’.
‘Saldo Dotação’ – Ao clicar no botão será apresentado em uma janela flutuante
o saldo da dotação informada no campo ‘Dotação’.
‘Incluir’ – Após o preenchimento das informações obrigatórias no cadastro do
item o usuário deverá clicar no botão para efetuar a inclusão do mesmo que
passará a ser apresentado no grid abaixo.
‘Ações em múltiplos Itens’ – Ao clicar neste botão apresentará a opção ‘Excluir
Selecionados’. Permite que o usuário exclua todos os itens de reserva
selecionados de uma só vez.
Ao clicar em ‘Incluir’ o item passa a ser apresentado no
grid abaixo. O usuário poderá ‘Editar’ ou ‘Excluir’ o item
pelos botões constantes na coluna de ‘Ação’ antes de
Confirmar a inclusão da reserva.
1.6- Como inserir uma ‘Anulação de Reserva’ não
integrada ao sistema de ‘Gestão de Materiais’?
O processo de anulação de reserva irá variar conforme o tipo de Reserva que se
deseja anular. Caso seja uma reserva não integrada ao sistema de Gestão de
Materiais o usuário deverá acessar o menu ‘Execução’ submenu ‘Despesa’
opção ‘Reserva’, filtrar pela coluna ‘Reserva’ informando o número da reserva
que deseja anular. Após localizar o registro o usuário deverá clicar no botão ‘Mais
Opções’ na coluna de ‘Ações e selecionar a opção ‘Anulação’.
Será aberta a tela de ‘Inclusão de Anulação’
O campo ‘Data Movimento’ apresentará automaticamente a data do último
registro e seu funcionamento estará sujeito aos mesmos parâmetros do campo
‘Data Movimento’ da inclusão de Reserva.
O campo ‘Reserva’ ficará bloqueado para edição e apresentará o número da
reserva que será anulada.
O campo ‘Requisição’ ficará bloqueado para edição e apresentará o número da
Requisição informado na reserva. Lembrando que este número de requisição se
estiver preenchido não é válido, ou seja, não se trata de uma reserva integrada.
Caso o campo ‘Requisição’ não tenha sido preenchido na reserva o campo
permanecerá habilitado.
O campo ‘Anulação’ só será demonstrado se o parâmetro ‘Numero Digitação
Anulação’ estiver marcado. Neste caso o usuário deverá digitar manualmente o
número da anulação. Caso o parâmetro esteja desmarcado o campo não será
demonstrado e será atribuído uma numeração sequencial ao registro. Esta
numeração poderá ser verificada acessando o registro por ‘Visualização’ após
sua inclusão. O parâmetro citado pode ser visualizado acessando o menu
‘Execução’, submenu ‘Cadastros’, opção ‘Configuração Despesa’, botão
‘Reserva’.
Ao clicar no botão ‘Saldo Reserva’ o usuário poderá consultar o saldo da reserva
que pode ser anulado. O mesmo será demonstrado em uma janela flutuante.
Ao clicar no botão ‘Saldo Dotação’ o usuário poderá consultar o saldo atual da
dotação. O mesmo será demonstrado em uma janela flutuante.
No campo ‘Documento’ o usuário poderá especificar um documento caso seja
necessário tendo em vista que seu preenchimento não é obrigatório.
O campo ‘Descrição’ apresentará automaticamente o texto padrão ‘Anulação
da Reserva Número XXXX’ que pode ser editado pelo usuário. Este campo tem
preenchimento obrigatório.
No campo ‘Valor’ o usuário deverá informar o valor que será anulado. Se for
informado um valor maior que o saldo da reserva será emitida mensagem de
bloqueio na parte superior da tela.
Ao clicar em o registro de anulação de reserva será incluído e passará
a ser demonstrado no grid de ‘Busca de Reserva’.
1.7- Como inserir uma ‘Anulação de Reserva’ integrada
ao sistema de ‘Gestão de Materiais’?
Quando houver uma anulação oriunda do Sistema de Gestão de Materiais o
registro ficará disponível para inserção e poderá ser identificado pela coluna
‘Status’ da grid de ‘Busca de Reserva’.
DICA:
✓ A grid de ‘Busca de Reserva’ apresentará os registros de ‘Reserva’,
‘Complemento’ e ‘Anulação’ que poderão ser identificados e filtrados pela
coluna ‘Tipo Movimento’.
Quando um registro de reserva estiver com a coluna ‘Status’ igual a
‘Pendência’ significa que consta um registro de ‘Anulação’ ou de ‘Complemento’
integrado que deve ser efetivado. Para efetivá-lo o usuário deverá clicar no botão
‘Integração’ constante a frente do respectivo registro de reserva na coluna de
‘Ações’.
Ao clicar no botão será apresentada a grid de ‘Busca de Integração’ com os
registros de ‘Anulação’ e ou ‘Complemento’ disponíveis para o registro de
reserva. Para efetivar a inclusão do registro o usuário deverá clicar no botão
‘Efetivar’ na coluna de ações.
Ao clicar no botão será apresentada a tela abaixo que demonstrará a data do
último movimento. Para inserir o registro basta clicar em ‘Confirmar’.
Será emitida mensagem de confirmação da operação em verde na parte superior
da tela e retornará para a grid de ‘Busca de Integração’. Caso não conste mais
nenhum registro pendente o usuário poderá clicar em ‘Voltar’ para retornar para
a grid de ‘Busca de Reserva’.
Ao pesquisar no grid pelo número da Reserva podemos observar que o registro
com Tipo Movimento ‘Reserva’ passou a ter Status igual a ‘Sem Pendência’
e o botão ‘Integração’ na coluna de ‘Ações’ não está mais disponível tendo
em vista que não constam mais registros de Anulação ou Complemento
pendentes.
O registro de Anulação de Reserva incluído é demonstrado na grid com Tipo
Movimento igual a ‘Anulação’ e valor negativo.
Outra maneira de incluir uma anulação de reserva integrada é clicando
diretamente no botão ‘Registros para Integração’ disponível acima da grid.
Neste caso é aberta a grid de ‘Busca de Integração’ e o usuário deverá utilizar
os filtros para localizar o registro que será efetivado.
1.8- Como inserir um ‘Complemento de Reserva’ não
integrado ao sistema de ‘Gestão de Materiais’?
O processo de complemento de reserva assim como na anulação irá variar
conforme o tipo de Reserva que se deseja complementar. Caso seja uma reserva
não integrada ao sistema de Gestão de Materiais o usuário deverá acessar o
menu ‘Execução’ submenu ‘Despesa’ opção ‘Reserva’, filtrar pela coluna
‘Reserva’ informando o número da reserva que deseja complementar. Após
localizar o registro o usuário deverá clicar no botão ‘Mais Opções’ na coluna
de ‘Ações e selecionar a opção ‘Complemento’.
Será aberta a tela de ‘Inclusão de Complemento’
O campo ‘Data Movimento’ apresentará automaticamente a data do último
registro e seu funcionamento estará sujeito aos mesmos parâmetros do campo
‘Data Movimento’ da inclusão de Reserva.
O campo ‘Reserva’ ficará bloqueado para edição e apresentará o número da
reserva que será anulada.
O campo ‘Requisição’ ficará bloqueado para edição e apresentará o número da
Requisição informado na reserva. Lembrando que este número de requisição se
estiver preenchido não é válido, ou seja, não se trata de uma reserva integrada.
Caso o campo ‘Requisição’ não tenha sido preenchido na reserva o campo
permanecerá habilitado.
Ao clicar no botão ‘Saldo Reserva’ o usuário poderá consultar o saldo da reserva
que pode ser anulado. O mesmo será demonstrado em uma janela flutuante.
Ao clicar no botão ‘Saldo Dotação’ o usuário poderá consultar o saldo atual da
dotação. O mesmo será demonstrado em uma janela flutuante.
No campo ‘Documento’ o usuário poderá especificar um documento caso seja
necessário tendo em vista que seu preenchimento não é obrigatório.
O campo ‘Descrição’ apresentará automaticamente o texto padrão
‘Complemento da Reserva Número XXXX’ que pode ser editado pelo usuário.
Este campo tem preenchimento obrigatório.
No campo ‘Valor’ o usuário deverá informar o valor que será complementado.
Se for informado um valor maior que o saldo da dotação será emitida mensagem
de bloqueio na parte superior da tela.
Ao clicar em o registro de complemento de reserva será incluído e
passará a ser demonstrado no grid de ‘Busca de Reserva’.
DICA:
✓ A grid de ‘Busca de Reserva’ apresentará os registros de
‘Reserva’, ‘Complemento’ e ‘Anulação’ que poderão ser identificados e
filtrados pela coluna ‘Tipo Movimento’.
1.9- Como inserir um ‘Complemento de Reserva’
integrado ao sistema de ‘Gestão de Materiais’?
Quando houver um complemento oriundo do Sistema de Gestão de Materiais o
registro ficará disponível para inserção e poderá ser identificado pela coluna
‘Status’ da grid de ‘Busca de Reserva’.
Quando um registro de reserva estiver com a coluna ‘Status’ igual a
‘Pendência’ significa que consta um registro de ‘Anulação’ ou de ‘Complemento’
integrado que deve ser efetivado. Para efetivá-lo o usuário deverá clicar no botão
‘Integração’ constante a frente do respectivo registro de reserva na coluna de
‘Ações’.
Ao clicar no botão será apresentada a grid de ‘Busca de Integração’ com os
registros de ‘Anulação’ e ou ‘Complemento’ disponíveis para o registro de
reserva. Para efetivar a inclusão do registro o usuário deverá clicar no botão
‘Efetivar’ na coluna de ações.
Ao clicar no botão será apresentada a tela abaixo que demonstrará a data do
último movimento. Para inserir o registro basta clicar em ‘Confirmar’.
Será emitida mensagem de confirmação da operação em verde na parte superior
da tela e retornará para a grid de ‘Busca de Integração’. Caso não conste mais
nenhum registro pendente o usuário poderá clicar em ‘Voltar’ para retornar para
a grid de ‘Busca de Reserva’.
Ao pesquisar no grid pelo número da Reserva podemos observar que o registro
com Tipo Movimento ‘Reserva’ passou a ter Status igual a ‘Sem Pendência’
e o botão ‘Integração’ na coluna de ‘Ações’ não está mais disponível tendo
em vista que não constam mais registros de Anulação ou Complemento
pendentes.
O registro de Complemento de Reserva incluído é demonstrado no grid com
‘Tipo Movimento’ igual a ‘Complemento’.
Outra maneira de incluir um complemento de reserva integrado é clicando
diretamente no botão ‘Registros para Integração’ disponível acima da grid.
Neste caso é aberta a grid de ‘Busca de Integração’ e o usuário deverá utilizar
os filtros para localizar o registro que será efetivado.
1.10- Quais são as informações constantes no grid
de ‘Busca de Reserva’?
A grid de ‘Busca de Reserva’ conterá todos os registros inseridos na
funcionalidade Reserva, ou seja, com ‘Tipo Movimento’ igual a ‘Reserva’,
‘Complemento’ ou ‘Anulação’, sejam eles integrados ao sistema de Gestão de
Materiais ou não.
A mesma possui as seguintes informações que podem ser utilizadas como filtro
para localização dos registros.
‘Data Movimento’ – Apresenta a data de referência do registro.
‘Dotação’ – Apresenta o código da dotação utilizado na reserva.
‘Vínculo’ – Apresenta o vínculo da dotação utilizado na reserva.
‘Reserva’ – Apresenta o código da reserva.
‘Valor’ – Apresenta o valor da reserva ou do complemento ou da anulação. No
caso das anulações o valor apresentado será negativo.
‘Requisição’ – Apresenta o número da requisição. Os registros integrados ao
sistema de Gestão de Materiais obrigatoriamente possuirão informação neste
campo. Convém salientar que o usuário pode inserir uma reserva não integrada
informando um número de requisição não válido na inclusão da reserva.
‘Tipo Movimento’ – Apresenta o tipo de registro que pode ser uma ‘Reserva’
um ‘Complemento’ ou uma ‘Anulação’.
‘Anulação’ – Apresenta o número da anulação dos registros com ‘Tipo
Movimento’ igual a Anulação. Para os registros de Reserva e Complemento esta
coluna não apresentará informação.
‘Unidade Gestora’ – Identifica a Unidade Gestora que pertence o registro. Se o
usuário estiver acessando com a ‘Unidade Gestora Específica’ (código diferente
de zero) serão apresentados apenas os registros pertencentes a mesma.
‘Status’ – Identifica se o registro de reserva integrado possui ‘Complemento’ ou
‘Anulação’ pendente de inclusão apresentando o símbolo de ‘Pendência’ .
Quando não houverem registros pendentes de inclusão para a reserva será
apresentado o símbolo ‘Sem Pendência’ .
1.11- Como efetuar a ‘Cópia’ de uma ‘Reserva’?
O usuário poderá copiar registros com ‘Tipo Movimento’ igual a ‘Reserva’ e que
não sejam integrados ao sistema de ‘Gestão de Materiais’. Nestes registros será
apresentado o botão ‘Copiar’ na coluna de ‘Ação’.
Ao clicar no botão será aberta a tela de ‘Edição de Reserva’ com as mesmas
informações da reserva que está sendo copiada.
O campo ‘Data de Movimento’ apresentará automaticamente a data do último
movimento e não a data do registro que será copiado.
O usuário poderá editar os campos se necessário. Ao clicar em ‘Próximo’ já
constará também o item da reserva copiado. Para finalizar a inclusão basta clicar
em ‘Confirmar’.
1.12- Como ‘Visualizar’ um registro na
funcionalidade ‘Reserva’?
Para visualizar um registro seja ele com ‘Tipo Movimento’ igual a ‘Reserva’, ou
‘Complemento’ ou ‘Anulação’ o usuário deverá clicar no botão ‘Visualizar’ a
frente de cada registro no grid na coluna de ‘Ações’.
Ao clicar no botão será aberta a tela de ‘Visualização de Reserva’.
1.13- Dúvidas sobre a funcionalidade ‘Reserva’.
Ao acessar a funcionalidade está emitindo a mensagem ‘Existem reservas
não concluídas (número 999999), favor verificar. ’ O que devo fazer?
Se durante o processo de inclusão de um registro na funcionalidade ‘Reserva’
ocorrer algum imprevisto o registro poderá ser gerado de forma incompleta e
será atribuída a numeração 999999 (sequência de seis números nove). Tais
registros poderão ser localizados filtrando pela coluna ‘Reserva’ e digitando uma
sequência de seis números nove.
Após localizar o registro o usuário poderá ‘Editar‘ ou ‘Excluir’ o registro utilizando
respectivamente o botão ‘Editar’ ou a opção constante a frente do
registro na coluna de ‘Ações’.
As opções de ‘Editar’ ou serão apresentadas apenas nos registros
não concluídos com numeração 999999.
Caso o registro com numeração 999999 possua valor o mesmo estará
consumindo o saldo da respectiva dotação. Ao utilizar a opção ‘Excluir’ este valor
retornará para o saldo da dotação.
Por este motivo quando houver uma reserva não concluída com numeração
999999 em determinada data de movimento o usuário não poderá incluir nova
reserva para esta mesma dotação com data posterior pois será emitida
mensagem de bloqueio.
Neste caso o usuário deverá excluir a reserva anterior não concluída ou editá-la
para que sua numeração seja gerada.
Não consigo localizar determinadas dotações no campo ‘Dotação’ e
também não constam todos os registros no grid o que devo fazer?
O campo de ‘Dotação’ e os registros demonstrados no grid de ‘Busca de
Reserva’ sofrem influência de restrições de acesso do usuário as dotações e
vínculos. Solicite ao administrador do sistema que verifique suas respectivas
permissões.
Por que os botões de ‘Editar’ e ‘Excluir’ não estão disponíveis em todos os
registros?
Os botões de ‘Editar’ e ‘Excluir’ estarão disponíveis apenas para os registros não
concluídos gerados com numeração 999999. Caso uma reserva tenha sido
incluída de forma indevida o procedimento correto é efetuar sua anulação.
Por que quando informo determinada dotação o campo ‘Requisição’ se
torna de preenchimento obrigatório?
Quando a natureza de despesa da dotação estiver cadastrada no prefixo 112 da
‘Tabelas Diversas’ significa que esta dotação só poderá ser utilizada para gerar
reservas integradas ao ‘Sistema de Gestão de Materiais’ sendo obrigatório
informar um número de Requisição válido, caso contrário será emitida a
mensagem.
O cadastro citado pode ser consultado acessando o menu ‘Cadastros’, opção
‘Tabelas Diversas’, filtrando pela coluna Prefixo igual a 112 e observando as
naturezas cadastradas na coluna ‘Descrição Reduzida’.
Uma reserva integrada ao sistema de ‘Gestão de Materiais’ pode ser
complementada ou anulada de forma não integrada?
Não. Os botões de ‘Complemento’ e ‘Anulação’ só estarão disponíveis para as
reservas não integradas. Quando um registro de reserva integrado precisar ser
anulado ou complementado o procedimento deverá ser realizado no sistema de
Gestão de Materiais para que um registro fique disponível para inclusão na grid
de Integração. Quando houver um complemento ou anulação pendente de
inclusão o registro de reserva integrado apresentará o símbolo de ‘Pendência’
na coluna ‘Status’ e o usuário deverá clicar no botão ‘Integração’ .
Ao tentar inserir uma reserva emitiu a mensagem ‘Este lançamento não
pode ser realizado, pois já foi realizada integração com Tribunal de Contas’
o que pode ser?
Esta mensagem informa que o contábil do mês já foi consistido ou enviado ao
tribunal de contas, logo não é permitido inserir nenhum tipo de movimentação
com data de movimento deste mês.
Ao tentar inserir uma reserva emitiu a mensagem ‘Para este módulo o
exercício já está encerrado’ o que pode ser?
Esta mensagem ocorre quando por algum motivo o administrador do sistema
encerrou a utilização deste módulo para o exercício. Trata-se de um parâmetro
que pode ser visualizado acessando o menu ‘Execução’, submenu ‘Cadastros’,
opção ‘Configuração Despesa’, botão ‘Reserva’ campo ‘Exercício Encerrado’.
Ao finalizar a inserção de uma reserva está apresentando uma tela para
digitar o número da reserva o que pode ser?
Trata-se de um parâmetro configurado pelo administrador do sistema em que a
numeração das reservas é informada manualmente pelo usuário. Nestes casos
se for informada uma numeração já existente será emitida a mensagem.
O parâmetro pode ser verificado acessando menu ‘Execução’, submenu
‘Cadastros’, opção ‘Configuração Despesa’, botão ‘Reserva’ campo ‘Número
Digitação’.
Por que ao finalizar a inserção de um registro é impresso de forma
automática a Nota de Reserva?
Os relatórios ‘Nota de Reserva’, ‘Nota de Anulação de Reserva’ e ‘Nota de
Complemento de Reserva’ podem ser impressos automaticamente ao confirmar
a inclusão do registro caso o parâmetro ‘Impressão Automática’ esteja marcado.
O referido parâmetro pode ser verificado acessando o menu ‘Execução’,
submenu ‘Cadastros’, opção ‘Configuração Despesa’, botão ‘Reserva’ campo
‘Impressão Automática’. Além deste campo o administrador do sistema poderá
configurar também a quantidade de cópias que serão emitidas pelos campos
‘Cópias Nota’, ‘Cópias Nota Anulação’ e ‘Copias Nota Complemento’,
2 – RELATÓRIOS RESERVA
2.1 – Onde estão localizados os relatórios da ‘Reserva’?
Os relatórios da funcionalidade ‘Reserva’ estão localizados no menu
‘Execução’, submenu ‘Relatórios’, botão ‘Despesa - Reserva’. Ao clicar sobre
o botão será aberta a listagem dos relatórios da Reserva que o usuário possuir
acesso.
Para efetuar a geração do relatório o usuário deverá clicar no botão ‘Grid de
Filtro’ constante a frente da descrição do relatório. Será aberta a tela para
realizar os filtros de emissão do relatório.
Ao digitrar parte do código ou descrição do relatório neste campo serão
demonstrados os relatórios que atendem a condição especificada utilizando a
busca ‘igualar qualquer parte’ independente do grupo onde o relatório estiver.
Ao clicar no botão ‘Pesquisar’ dentro do grupo o usuário poderá realizar o
mesmo tipo de busca porém somente nos relatórios contidos no grupo.
DICA:
✓ Caso o relatório não esteja disponível entre em contato com o
administrador do sistema para que verifique as permissões do usuário.
✓ A posição da funcionalidade no menu poderá sofrer alterações
dependendo do perfil de acesso do usuário.