1.Introdução
Este manual auxiliará os funcionários responsáveis a preencher e gerar os arquivos texto para a prestação de contas exigida pelo tribunal de Minas Gerais
- SICOM.
2.Objetivo
Este manual tem como objetivo apresentar a rotina de exportação dos arquivos texto para o tribunal de contas de Minas Gerais;
Apresentar todos os campos que são obrigatórios o preenchimento para geração dos arquivos para o SICOM;
3.Cenário
A rotina de geração dos arquivos texto (SICOM) foi concebida focando na obrigatoriedade da declaração de informações referentes às licitações realizadas durante o mês para o tribunal de contas de Minas Gerais.
4.Geração dos Arquivos para envio do Sicom
No SmarAM – para geração dos arquivos do SICOM é necessário realizar o seguinte procedimento: No menu principal, selecionar – Prestação de Contas – Geração de Arquivos.
Conforme print abaixo.
Figura 1- Menu para Geração dos arquivos para o SICOM
Inicialmente na “Aba” controle será gerado as informações referentes ao mês que será enviado. Conforme Exemplos abaixo: Mês, Ano, Data da Geração, Status do Arquivo.
Figura 2- Tela de Geração dos arquivos para o SICOM.
O sistema de materiais (SMARam) irá gerar 12 arquivos para o SICOM. A contabilidade também gerará arquivos, os quais serão agrupados com os do materiais e deverão ser compactados com extensão.zip para serem enviados ao tribunal.
O Tribunal também exige que o nome do arquivo siga uma regra.
Exemplo; AM_12345_01_01_2014.zip
AM = Acompanhamento Mensal.
12345 = Código município.
01 = Código do Órgão
01 = Mês Referencia
2014 = Ano Referencia.
.ZIP = Extensão arquivo compactado.
Após a geração deste arquivo o usuário deverá acessar o site do Tribunal de Contas de MG para o envio do arquivo.zip. O Tribunal de contas fará as validações necessárias e, caso algum campo obrigatório não tenha sido preenchido, o sistema retornará a mensagem com as ocorrências encontradas. Esse processo de retorno das informações acontecerá em todas as validações.
5.ARquivos
5.1.ITEM
O arquivo chamado ITEM gerada todos os itens do cadastro de material que para que o SICOM identifique quais foram os itens das licitações.
Dentro deste arquivo constarão as informações do item e também o tipo de cadastro, se esse item é uma inserção (novo item cadastrado) ou se é alteração (Qualquer modificação no cadastrado do item).
Quando o sistema não tiver nenhuma informação para gerar ao tribunal de contas, ele será gerado com o valor 99, que identifica o arquivo como vazio.
Figura 3- Cadastro de Materiais
5.2.Abertura da Licitação - ABERLIC
O arquivo “ABERLIC” conterá todas as licitações homologadas no mês em que o cliente estiver prestando contas.
Abaixo será listado quais informações deverão ser preenchidas para geração correta do arquivo.
ABERLIC REG10
Detalhamento dos Convites/Editais de Licitação.
Nas telas abaixo serão listadas os campos conforme ordem que estão distribuídos nos arquivos do SICOM, os campos que não estiverem listados o sistema gerará automaticamente.
Figura 4- Agenda
Figura 5- Aba Processo
Figura 6- Processo de Compra
ABERLIC REG12
Detalhamento dos itens dos processos licitatórios.
Os itens serão gerados de acordo com os itens gerados na agenda do processo licitatório.
Figura 7- Itens da Agenda
ABERLIC REG14
Detalhamento da Pesquisa de Preços ou Orçamentos em planilha.
Figura 8- Cotação de Preços
ABERLIC REG15
Detalhamento da Referencia de Preços no Credenciamento.
Esse arquivo o sistema irá gerar automaticamente quando o processo licitatório estiver preenchido corretamente conforme as orientações anteriores.
Figura 9- Tela de Agrupamento
ABERLIC REG16
Detalhamento dos Recursos Orçamentários - Informar previsão de recursos orçamentários que assegurem o pagamento das obrigações.
Figura 10- Tela de Reserva
Os arquivos que não foram mencionados acima são referentes a processos licitatórios por lote, e o sistema atualmente não trabalha com licitações por lote.
5.3.Responsáveis pela Licitação - RESPLIC
Nesse arquivo serão listados todos os responsáveis pela execução do processo licitatório, essas pessoas são responsáveis por cada fase do processo licitatório e tem como obrigação garantir que todas sejam cumpridas respeitando-se todos os regimentos da lei.
RESPLIC REG10
Responsáveis pela Licitação.
Figura 11- Responsáveis pela licitação.
RESPLIC REG20
Detalhamento da composição da comissão de licitação / Pregoeiro e Equipe de Apoio.
Figura 12- Comissão de Licitação
Figura 13- Vinculação da Comissão de Licitação com a Agenda
5.4.Habilitação da Licitação – HABLIC
O arquivo HABLIC irá listar todos os fornecedores que foram habilitados para participar do processo licitatório.
HABLIC REG10
Detalhamento dos participantes habilitados para a licitação.
Para geração correta desse arquivo deverá ser preenchida algumas informações em telas diferentes, abaixo serão listados todos os caminhos e seus respectivos campos para preenchimento.
Figura 14- Caminho Cadastro de Pessoa
Figura 15- Cadastro de Pessoa
Figura 16- Caminho Cadastro de Fornecedor
Figura 17- Cadastro de Fornecedor - Grupos de Produtos
Figura 18- Cadastro de Fornecedor
Figura 19- Caminho da tela de Agenda
Figura 20– Aba Habilitação/Inabilitação na Agenda
Figura 21- Caminho para tela de Processo de Compra
Figura 22- Campo Renúncia Recurso na tela de Processo de Compra
HABLIC REG11
Quadro societário dos Participantes Habilitados (Informar somente quando o tipo de documento do participante for CNPJ).
Esse registro será gerado com as informações cadastradas na tela mostrada abaixo. Os campos dessa tela deverão ser preenchidos da seguinte maneira:
Fornecedor: deverá ser preenchido com o fornecedor principal, ou seja, o que participou do processo licitatório.
Sócio/Diretor: É a informação que o sistema irá considerar para declarar as pessoas vinculadas às empresas, através da pessoa indicada nesse campo o sistema irá preencher os demais campos desse arquivo, tais como tipoDocumentoSocio, nroDocumentoSocio, entre outros, essas informações virão do cadastro de pessoa.
Cargo: Cargo que o sócio/diretor exerce na empresa.
Tipo de Participação: O tipo de participação do sócio na empresa (Representante Legal, Demais membros do quadro societário, Micro Empreendedor Individual).
Figura 23- Cadastro de Sócio e Diretores
HABILIC REG20
Detalhamento do Credenciado.
Os campos desse arquivo serão praticamente gerados todos automaticamente, os campos que são obrigatórios o preenchimento serão listados abaixo.
Figura 24- Aba Itens da Agenda - Botão Fornecedor
Figura 25- Seleção de Fornecedores
Somente serão gerados nesse arquivo os fornecedores que estiverem com o campo “Enviar” do grid Fornecedor com valor “Sim”, pois são esses os fornecedores credenciados a participar da licitação.
Figura 26- Data de Credenciamento na aba Habilitação/Inabilitação na Agenda
5.5.Julgamento da licitação – julglic
Nesse arquivo será listado toda a fase de julgamento da licitação, conforme seus preços, descontos e fornecedores credenciados. Os campos que são de preenchimento obrigatório serão listados com o número respectivo o campo no layout do SICOM.
JULGLIC REG10
Detalhamento do Mapa de Preços.
Figura 27- Caminho para a tela de Processo de Compra
Figura 28- Tela de Processo de Compra
Figura 29- Caminho para a tela de Proposta de Registro de Preço
O restante dos campos exigidos por este arquivo o sistema gera automaticamente.
JULGLIC REG20
O arquivo JULGLIC REG20 gera as mesmas informações do arquivo JUGLIC REG10 alterando somente que esse registro é gerado quando a licitação é por maior desconto. As telas em que são buscadas as informações também são as mesmas do registro anterior.
O único campo que é diferente entre os arquivos é “percDesconto”, que irá identificar qual foi o percentual de desconto aplicado ao item da licitação.
JULGLIC REG30
Detalhamento da data de Julgamento da licitação.
Figura 30- Caminho para acesso a tela de Processo de Compra
Quando o sistema gerar esse arquivo de licitações de processo comum deverá ser preenchido as informações na tela de Processo de Compra, como mostra a figura abaixo:
Figura 31- Tela do Processo de Compra
E as licitações geradas pelo sistema de registro de preço, serão baseadas na tela de proposta de registro de preço conforme a figura a seguir:
Figura 32- Caminho para acesso a tela de Proposta de Registro de Preço
Figura 33- Tela de Proposta de Registro de Preço
As informações que não estão listadas nas imagens acima, indicando onde deve ser preenchido, o sistema gera automaticamente.
5.6.Homologação da Licitação – HOMOLIC
Nesse arquivo serão listadas as informações das licitações que foram homologadas. Os campos que são de preenchimento obrigatório serão listados com o número referente ao campo no layout do SICOM.
HOMOLIC REG10
Detalhamento do vencedor da licitação.
Quando o sistema gerar esse arquivo de licitações de processo comum deverá ser preenchido as informações na tela de Processo de Compra, como mostra a figura abaixo:
Figura 34- Caminho para acesso a tela de Processo de Compra
Figura 35- Processo de Compra - HOMOLIC
E as licitações geradas pelo sistema de registro de preço, serão baseadas na tela de proposta de registro de preço conforme a figura a seguir:
Figura 36- Caminho para tela Proposta de Registro de Preço - HOMOLIC
Figura 37- Tela de proposta de registro de preço - HOMOLIC
As informações que não estão listadas nas imagens acima, indicando onde deve ser preenchido, o sistema gera automaticamente.
HOMOLIC REG20
Esse arquivo somente será gerado quando o julgamento do processo licitatório for por “Maior Desconto”, as informações geradas são baseadas nas mesmas ilustradas no registro “HOMOLIG REG10”, alterado somente que o sistema irá alterar o campo “VlrUnitárioHomologado” pelo “percDesconto”, ou seja, o valor unitário homologado pelo percentual de desconto obtido.
HOMOLIC REG30
As informações geradas nesse arquivo serão baseadas na tela de processo de compra quando processo comum e proposta de registro de preço quando registro de preço, alterando somente dois campos que são baseados na agenda, a imagem abaixo ilustra esses dois campos:
Figura 38- Tela de agenda - HOMOLIC
O restante das informações desse registro serão geradas automaticamente pelo sistema.
5.7.Parecer da Licitação – PARELIC
Esse arquivo irá gerar o parecer da licitação, essa informação será declarada uma única vez para cada parecer cadastrado.
Os campos que são de preenchimento obrigatório serão listados com o número referente ao campo no layout do SICOM.
Figura 39- Cadastro de Parecer da Licitação
5.8. Adesão a Registro de Preço – REGADESAO
Nesse arquivo o sistema irá gerar os termos de adesão gerados no órgão público, lembrando que para a declaração correta dessa informação, após o preenchimento da tela “Termo de Adesão”, deverá ser gerada uma dispensa de licitação, para que o sistema gere todas as informações complementares do arquivo.
Os campos que são de preenchimento obrigatório serão listados com o número referente ao campo no layout do SICOM.
REGADESAO REG10
Detalhamento da Adesão a Registro de Preço.
Figura 40- Caminho para acesso a tela de Adesão a Registro de Preço
Figura 41- Tela do Termo de Adesão a Registro de Preço
Com o preenchimento correto das informações que estão listadas acima e a geração de uma dispensa de licitação vinculada ao termo de adesão o sistema irá gerar o restante das informações automaticamente.
REGADESAO REG12
Cadastro de itens do termo de adesão.
Figura 42- Itens do Termo de Adesão
Com todas as informações do registro 10 preenchidas o sistema irá gerar todas as informações desse registro automaticamente.
REGADESAO REG14
Esse arquivo será gerado com as informações preenchidas no registro 10 e 12, as informações que não estão listadas acima serão geradas automaticamente pelo sistema.
REGADESAO REG15
Esse arquivo será gerado com as informações preenchidas no registro 10 e 12, as informações que não estão listadas acima serão geradas automaticamente pelo sistema.
REGADESAO REG20
Esse arquivo será gerado com as informações preenchidas no registro 10 e 12, a única informação que será gerada de forma diferente é que este registro somente será gerado quando o termo de adesão for por maior desconto. O restante das informações deverão ser preenchidas normalmente e o sistema gerará as informações automaticamente.
5.9.Dispensa ou Inexigibilidade – DISPENSA
Nesse arquivo serão geradas todas as dispensas e inexigibilidade cadastradas no sistema. Para que o sistema gere todas as informações corretamente deverão ser preenchidos todos os campos mencionados no arquivo ABERLIC, alterando somente a modalidade de licitação, que será dispensa ou inexigibilidade. A única alteração no preenchimento das informações será na tela de solicitação de empenho, onde deverá ser informado o motivo da dispensa. A imagem abaixo mostra o campo que deverá ser preenchido na solicitação de empenho.
5.10.Contratos – CONTRATOS
Esse arquivo irá gerar todas as informações dos contratos cadastrados no sistema de contratos, que é integrado ao sistema SMARam. O preenchimento das informações de contratos devem ser realizadas diretamente no sistema de contratos.
Algumas informações referentes à licitação serão buscadas do SMARam, pois no momento do cadastro do contrato o mesmo deverá estar vinculado a uma licitação.
Nas imagens abaixo serão listados os campos para preenchimento no sistema de contratos.
Figura 44 - Tela de cadastro de contratos
Campos de preenchimento obrigatórios:
Tipo de instrumento: irá listar qual será o tipo de contrato esta sendo gerado, conforme lista as telas abaixo.
Obs.: Lembrando que para que o contrato seja declarado ao SICOM ele deve estar vinculado a uma licitação e portando deverá ser preenchido com o tipo “1 - Contrato”.
Figura 45- Campo Tipo Instrumento
Procedimento Administrativo: irá identificar se é um processo licitatório com todos seus tramites ou uma dispensa / inexigibilidade.
Figura 46 - Campo Procedimento Administrativo
Modalidade da Licitação: campo para selecionar a modalidade de licitação que será vinculada ao contrato. Esse campo irá alterar seu valor conforme o preenchimento do campo anterior, ou seja, quando for selecionado a opção “01 - Licitação” no campo “Procedimento Administrativo” o sistema irá listar todas as possibilidades relacionadas a ele, caso selecione “02 - Dispensa” ou “03 - Inexigibilidade” o sistema listará outras informações referentes a esse tipo de Procedimento Administrativo.
Figura 47- Campo Modalidade de Licitação
Tipo de Objeto: o sistema disponibilizará as opções.
Figura 48 - Campo Tipo de Objeto
Grupo do Objeto: o sistema disponibilizará as opções.
Figura 49- Campo Grupo do Objeto]
Outro Ponto de Extrema importância é o preenchimento das telas de Garantia e Rescisão.
Figura 50- Menus do Sistema de Contratos
Esses campos são de preenchimentos obrigatórios para o envio do SICOM.
Rescisão
Figura 51 - Tela de cadastro de Rescisão Contratual
Garantia
Figura 52 - Tela de cadastro de Garantias
Figura 53 - Tela de manutenção do cadastro de Garantias
No cadastramento do contrato, o próprio sistema irá obrigar a preencher os campos que são obrigatórios para o SICOM, caso o usuário não preencha todas as informações o sistema não irá deixar gravar o contrato.
5.11.Legislação Municipal para Licitação – REGLIC
Esse arquivo irá gerar todos os decretos regulamentadores do sistema de pregão e Registro de preço. Também irá listar o decreto de regulamentação da LC 123/2006.
Os campos que são de preenchimento obrigatório serão listados com o número referente ao campo no layout do SICOM.
REGLIC REG10
Decreto Municipal Regulamentador do Pregão / Registro de Preços.
Figura 54 - Caminho para acessar o Cadastro de Decretos Municipais
Figura 55 - Cadastro de Decretos Municipais
REGLIC REG20
Regulamentação da LC 123/2006.
Figura 56 - Cadastro de decreto municipal - LC 123/2006
5.12.Cadastro de Veículos ou Equipamentos – CVC
Nesse arquivo serão listados todos os veículos / equipamentos que o órgão público possua e que estejam cadastrados no sistema de frotas.
Os campos que são de preenchimento obrigatório serão listados com o número referente ao campo no layout do SICOM.
CVC REG10
Cadastro de veículos ou equipamentos.
Figura 57 - Cadastro de Veiculo - Sistema de Frotas
CVC REG20
Cadastro de movimentação do veiculo.
Figura 58 - Cadastro de movimentação do veiculo
CVC REG30
Detalhamento do transporte escolar (Exclusivamente para educação básica).
Figura 59 - Cadastro do transporte escolar - Sistema de Frotas
CVC REG40
Baixa de veículos e equipamentos.
Figura 60 - Cadastro de baixa de veiculo