1. INTRODUÇÃO
A divisão AUDESP – Auditoria Eletrônica de Órgãos Públicos do estado de São Paulo chega em sua 4ª fase, onde o foco é capitar informações sobre licitações, contratos, termos aditivos, além da execução contratual.
As instruções contidas neste manual são para apresentar aos usuários como gerar os Arquivos XML do arquivo de Licitações para prestação de contas possa ser enviada através do coletor.
Importante: O XML a ser gerado conterá uma gama de informações que deverão ser preenchidas em vários módulos e menus de sistema. Por exemplo os módulos e menus de: Cadastro de Fornecedores (Sócio/Diretor), Cotação de Preços, Requisição, Reserva, Agenda, Julgamento das Propostas. Sistema de Pregão, Sistema de Contratos etc.
A responsabilidade pela prestação de informações é da entidade. Quem irá fornecer cada informação é uma decisão que cabe ao gestor do órgão. O sistema trabalha com o conceito de permissões de acesso, sendo que a delegação de responsabilidades permite que sejam cadastrados quantos usuários sejam necessários para acessar os menus e prestar/preencher as informações que são geradas no XML.
2. OBJETIVO
Fornecer uma base de conhecimento aos respectivos órgãos jurisdicionados da área Estadual e Municipal. Dessa maneira, procurando facilitar a prestação de contas necessária referente à fase IV da AUDESP
3. PERMISSÃO ACESSO AUDESP FASE IV
Para que seja possível iniciar a prestação de contas, o usuário precisa ter permissão para acessar o sistema.
Essa permissão é concedida através a Área Administrativa do Sistema
Fig.1 – Acesso Área Administrativa
Administrativo -> Cadastro de Usuários -> Permissões do Usuário -> Básico
Deverá ser pesquisado o usuário que desejar e atribuir à permissão e marcar a opção “Permite prestação de contas AUDESP – FASE 4.
Fig.2 – Acesso Área Administrativa
4.ACESSANDO O SISTEMA DA AUDESP
Podemos acessar o sistema da AUDESP através do menu:
Sistema SmarAM -> Prestação de Contas -> Prestação de Contas (AUDESP).
Fig.3 – Acesso Menu AUDESP – FASE IV
Ao clicar no menu, o sistema abrirá a tela de módulos a serem escolhidos para prestação de contas que contemplam os seguintes Módulos:
• Licitação;
• Ajuste;
• Execução do Ajuste / Documento Fiscal
• Pagamentos
Fig.4 – Módulos AUDESP – FASE IV
Os módulos acima, obedecem a ordem de encaminhamentos dos arquivos de prestação de contas, sendo que: em primeiro lugar vem os dados da licitação, seguidos por dados dos ajustes (contrato ou nota de empenho) decorrentes das licitações, dados de execuções contratual ou do empenho, dados de documentos fiscais e pagamentos.
5. INICIANDO
Como o primeiro módulo a ser encaminhado é o das Licitações, primeiramente é necessário criar uma Remessa de uma licitação.
O usuário deverá clicar no módulo de licitações
Ao clicar no módulo de Licitações, será aberta a janela para criação de uma remessa de uma licitação. Nessa tela serão listadas as licitações e ou dispensas e ou inexigibilidades que se enquadram para envio, conforme definidos pelo Comunicado SDG 40/2018.
Fig.5 – Licitações disponíveis para remessa – FASE IV
Para criar uma remessa, o usuário deverá clicar no botão incluir novo registro 
Ao clicar nesse botão, será aberta a janela para cadastro de nova remessa, é o usuário deverá clicar no Botão de Inserir Registro 
e preencher:
- Descrição da remessa;
- Escolher o tipo de remessa
Daremos exemplo de remessa de uma Licitação
Fig.6 – Criação de Remessa – FASE IV
Insira um nome de remessa que te ajude a identificar quais licitações foram enviadas e quando. Dessa forma, o controle se torna mais prático e eficaz.
Abaixo exemplo de criação de uma remessa para envio da prestação de contas, via XML de Licitação.
Após digitar o nome da remessa e escolher o tipo de remessa, o usuário deverá clicar no botão de gravar 
. Com isso será gerado um número de remessa.
Fig.7 –Remessa criada – FASE IV
Demonstraremos nos itens 6.1 e 6.2 a vinculação e os preenchimentos necessário no menu AUDESP para uma licitação de fornecimento de bens e para obras/prestação de serviços respectivamente.
6.1 VINCULANDO LICITAÇÕES A REMESSA - BENS
Após criada a Remessa, poderão ser vinculadas licitações a essa remessa, sendo que podem ser vinculadas até 50 licitações a uma remessa.
Embora seja possível vinculara até 50 licitações a uma remessa, sugerimos que cada remessa contenha somente uma licitação para um controle mais detalhado sobre a prestação de contas das licitações
Conforme poderá ser visto na figura 7 acima, a descrição da remessa é “Remessa PP 06-2020” e dessa forma, daremos exemplo de vinculação da licitação na modalidade Pregão Presencial (Pregão Presencial 06/2020) a remessa criada.
A forma de pesquisar a remessa 410 é através do campo Remessa, clicando na seta à direita do campo que possibilitará a busca da remessa.
Imagem para pesquisar a remessa criada
Ao escolher a remessa 410, estarão disponíveis para vinculação a remessa todas as Licitações, Dispensas de inexigibilidades cujo valor estimado seja superior a 250 UFEPS.
O valor da Unidade Fiscal do Estado de São Paulo – UFESP para o período de 1º de janeiro a 31 de dezembro de 2020 será de R$ 27,61. O valor da UFESP subiu de R$ 26,53 (2019) para R$ 27,61 (2020), aumento de 4,0709%
Para vincular o Pregão Presencial 6/2020 à remessa, o usuário deverá selecionar o pregão 6/2020, conforme detalhe abaixo
Seleção de Pregão 
Fig.8 – Licitações disponíveis para vincular remessa – FASE IV
Após selecionar o pregão, na coluna Ação, o usuário deverá clicar no botão Vincular Remessa 
.
Ressalta-se que: A licitação ao ser vinculada a remessa, não mais constará no grid como disponível para vinculação.
Com a remessa criada e a licitação vinculada a remessa, o usuário deverá clicar no Botão “Avançar” 
Dessa forma, ficará demonstrado no formulário/tela do sistema somente a remessa criada e a licitação vinculada a mesma.
Fig.9 – Licitação vinculada a remessa – FASE IV
Quais as Ações Disponíveis na coluna Ação ?
1.A finalidade do Botão 
é: excluir o vínculo da Licitação com a Remessa;
Ao excluir o vínculo da Licitação com a remessa, a licitação ficará disponível para ser vincular a outra remessa.
Por exemplo, caso o usuário exclua o vínculo da Licitação com a Remessa, ao clicar no botão Voltar 
a licitação estará na grid de licitações disponíveis para nova remessa.
2.A Finalidade do BotãO 
é: Vincular um Tipo de Objeto a Licitação em questão.
Uma das informações necessárias para prestação de contas das Licitações, Dispensas e Inexigibilidades é o Tipo de Objeto da Licitação.
Ao clicar no botão 
“ Audesp Tipos de Objetos” , será aberta ao usuário uma janela contendo os itens ou serviços objeto do Pregão (figura 10 abaixo)
Atenção: Nesse caso é um pregão de fornecimento de bens e na Seção 6.2
Fig.10 – Objetos para vincular – FASE IV
Daremos um exemplo dos preenchimentos quando o objeto se referir a Obras/Prestação de Serviços, ou seja, caso o processo seja um serviço ou obra
Observar conforme figura acima, que são 7 itens que compões o objeto da Licitação.
Para realizar a vinculação, o usuário deverá clicar no botão “Informações do Objeto” 
.
Sendo que: ao clicar nesse botão será aberta a janela abaixo para o usuário pesquisar e escolher o tipo de execução e elemento econômico. O tipo econômico será por padrão Despesa
Fig.11 – Pesquisa de Tipo/Elemento Econômico – FASE IV
Sobre o Tipo de execução:
As opções são:
A Lei n° 8.666/93, o estatuto das licitações, indica Art. 6o que "VII - Execução direta - a que é feita pelos órgãos e entidades da Administração, pelos próprios meios" e que "VIII - Execução indireta - a que o órgão ou entidade contrata com terceiros sob qualquer dos seguintes regimes: a) empreitada por preço global - quando se contrata a execução da obra ou do serviço por preço certo e total; e b) empreitada por preço unitário - quando se contrata a execução da obra ou do serviço por preço certo de unidades determinadas."
A execução direta é feita pelos órgãos e entidades da Administração, por seus próprios meios. Por exemplo, quando se utiliza um eletricista do quadro de pessoal do órgão para fazer reparos no quadro geral de energia.
Regime de Execução Indireta é uma das exigências legais para a celebração dos contratos administrativos, conforme Art. 6º, inc. VIII, alíneas “a” a “e” , da Lei 8.666/93. O Regime de Execução Indireta consiste na forma pela qual a Administração Pública contrata com terceiros a realização de uma obra, serviço ou fornecimento.
Atenção: Em caso de fornecimentos de bens comuns, observem que existe a possibilidade de escolha da opção “Não se aplica”.
Sobre Elemento Econômico:
Esse campo será preenchido conforme as classificações econômicas de despesa orçamentária pelo menos até o nível de elemento.
Por exemplo:
Se for aquisição de material de consumo, preencher o elemento 33903000. Caso for equipamento e material permanente, preencher 44905200. Se for serviços de terceiros, preencher 44903900.
Essa informação tem origem na Reserva orçamentária feita na requisição
Ao digitar a classificação, automaticamente filtros serão aplicados sobre a tabela, exibindo o subconjunto de valores correspondentes, facilitando a localização exata do elemento desejado.
Ao localizar o elemento econômico correspondente, o usuário poderá clicar no botão gravar 
Com isso, a tela ficará da seguinte forma:
Fig.12 – Tipo/Elemento Econômico – FASE IV
Caso as informações se repitam para os demais itens, na coluna “Ação”, existe o botão de “Replicar para Todos” 
. Ao clicar nesse botão, o sistema exibirá uma mensagem de confirmação, e caso o usuário clicar em sim, o sistema preencherá a mesma informação de forma automática para os demais itens.
Observe na figura abaixo, que a informação foi replicada
Fig.13 – Informação Replicada – FASE IV
Após preencher o “Tipo de Objeto”, o usuário poderá fechar essa tela 
Ao serem preenchidas as informações acima, e fechada a tela, o sistema retornara a tela da Remessa com a Licitação vinculada a mesma.
Fig.14 – Remessa Vinculada – FASE IV
Na figura acima, é possível visualizar que na parte inferior da tela, existe o Botão Geração 
. Esse botão tem a finalidade de gerar o arquivo XML da Licitação.
Entretanto, antes de gerar o XML, existe a possibilidade de o usuário verificar se os preenchimentos necessários para geração do XML estejam corretos
Com isso é possível notar que na parte superior da tela existe o Botão de Verificar Remessa 
Esse Botão de Verificar Remessa irá demonstrar os campos que estão pendentes de preenchimento para envio no XML. Ou seja, esse Botão valida as informações necessárias antes de inserir o XML no coletor de dados.
Por exemplo, ao clicarmos no verificar remessa 
o sistema exibirá um relatório com as informações pendentes de preenchimento.
Ou caso não tenha nenhuma pendência, o sistema emitira a mensagem que não existem pendencias.
Abaixo os Exemplos:
Caso não tenha nenhuma pendência de preenchimento de campos necessários no XML, o sistema exibirá a mensagem abaixo:
Existindo pendencias de preenchimento, o sistema emitira um relatório com os campos/informações pendentes.
Abaixo o relatório gerado pelo sistema:
Fig.15 – Relatório de Pendencias – FASE IV
As pendencias acima, são informações que devem constar no XML a ser gerado, e deverão ser preenchidas em vários módulos e menus de sistema. Por exemplo os módulos e menus de: Cadastro de Fornecedores (Sócio/Diretor), Cotação de Preços, Requisição, Reserva, Agenda, Julgamento das Propostas. Sistema de Pregão, Sistema de Contratos etc.
Na coluna de Ação, existe o Botão “Mais Opções” 
Esse botão arremeterá o usuário aos menus de Agenda, Cotação de Preços e Julgamento das Propostas.
Ou seja, ao clicar nesse botão, aparecerá para o usuário as opções para o usuário acessar o menu de Agenda, Cotação de Preços ou Julgamento das Propostas para preenchimento das Informações pendentes.
Atenção: Clicando em uma das opções acima, o sistema levará o usuário para o menu da Agenda ou a Cotação de Preços ou o Julgamento das Propostas.
Caso sejam resolvidos todos os preenchimentos necessários (na agenda, cotação de preços, julgamento das propostas), e ao clicar em
e o sistema emita mensagem que não existem pendencias, o usuário poderá clicar em 
Clicando no botão geração, o sistema exibira a tela abaixo:
Fig.16 – Geração de XML – FASE IV
Ao clicar em Gerar Arquivos, 
, o sistema exibira uma tela informando que os arquivos foram gerados com sucesso
Fig.17 – XML gerado com sucesso – FASE IV
E abrirá uma tela para o usuário escolher uma pasta em seu computador para salvar o arquivo XML
Fig.18 – Local a ser salvo o XML – FASE IV
Conforme poderá ser observado, o arquivo será salvo na pasta 09 – SISTEMAS WEB > AUDESP e em destaque em azul, o nome do arquivo a ser salvo começa com o número da remessa (410), a descrição da remessa e a data da remessa (dia, mês e ano)
Nome do arquivo: 410_RemessaPP06-2020_29042020
Importante que essa pasta deve ser bem organizada, pois o XML saldo nessa pasta será posteriormente adicionado no coletor de dados
O arquivo será salvo em formato ZIP e ao extrair o arquivo, a extensão dele será um XML, conforme abaixo
Esse é o XML gerado para uma Licitação. Após gerar o XML, o usuário deverá abrir o coletor do Tribunal e criar o pacote para transmissão do arquivo pelo coletor.
6.2 VINCULANDO LICITAÇÕES A REMESSA - OBRAS E SERVIÇOS
Quando a natureza do objeto da Licitação for do Tipo: “Obras e serviços de engenharia” (definição essa feita no menu de Agenda), na vinculação dos Tipos de Objetos, será necessário o preenchimento de informações especificas.
A criação da remessa e vinculação da Licitação a Remessa, segue os mesmos procedimentos de um processo de fornecimento de bens
A mudança será exclusivamente o preenchimento dos “Tipos de Objetos “
Portanto, abaixo visualizamos uma Licitação na modalidade Concorrência, vinculada a remessa 411.
Fig.19 – Licitação vinculada a remessa – FASE IV
Na coluna Ação ao clicar no botão “Audesp Tipo de Objetos” 
será aberta a tela, conforme figura abaixo. Observar que além do preenchimento das informações do objeto 
, cujo preenchimento segue as orientações já descritas para bens, também terá nesse caso o botão Mais opções 
Fig.20 – Opções da Coluna Ação – FASE IV
Clicando nesse botão, será aberto para o usuário preencher informações conforme abaixo:
Latitude e Longitude:
Ao clicar nessa opção, será aberta tela para o usuário incluir a Latitude e Longitude da Obra e o local que está sendo realizado a obra
Fig.20 – Preenchimento de Latitude e Longitude – FASE IV
Para dar início ao preenchimento, o usuário deverá clicar no botão Incluir novo registro 
, preencher a latitude, longitude e gravar 
Fig.20.1 – Preenchimento de Latitude e Longitude – FASE IV
Obras e Serviços:
Ao clicar em obras e serviços, será aberta a janela abaixo para vinculação de Obra/Serviço de Engenharia e tipo de serviço.
Fig.21 – Preenchimento de Tipo de Obra/Serviço de Engenharia e tipo de serviço – FASE IV
O usuário deverá preencher:
1.Tipo de Obra/Serviço Engenharia
Para dar início ao preenchimento de Tipo de Obra/Serviço de Engenharia, o usuário deverá clicar no botão inserir registro 
Com isso serão disponibilizadas as opções de Tipo de Obra/Serviço de Engenharia
Após selecionar o tipo de obra/serviço de engenharia, o usuário poderá clicar no botão de gravar 
2.Tipo de Serviço
Para dar início ao preenchimento de Tipo de Serviço, o usuário deverá clicar no botão inserir registro 
Com isso serão disponibilizadas as opções de Tipo de Serviço
Após selecionar o tipo de serviço, o usuário poderá clicar no botão de gravar 
Com a gravação das informações, o preenchimento da tela ficará da seguinte forma:
Fig.22 –Tipo de Obra/Serviço de Engenharia e tipo de serviço preenchidos – FASE IV
Caso o usuário queira excluir as informações vinculadas, existe o botão de excluir registro 
Preenchidas todas as informações necessárias, o usuário poderá clicar em verificar remessa 
para checar as validações
Caso existam pendencias de preenchimento o sistema exibira o relatório de validação, conforme explicado para Licitação de bens. Em não existindo pendências, o usuário poderá clicar no botão 
e repete-se as orientações informadas acima para Licitação de bens.
6.3 CONSISTINDO AS REMESSAS
Após gerar o XML, o botão Consistir Remessa 
é liberado.
Sugerimos que a remessa criada seja consistida após o arquivo ser armazenado enviado pelo coletor ser armazenado no site do TCE- SP.
Se apertarmos o botão, a remessa passa a ser consistida e será localizada da seguinte forma:
Na tela abaixo de Prestação de Contas (AUDESP), cujo acesso ao menu é feito pelo seguinte caminho
Será aberta a tela abaixo. Observe que existe a palavra “Avançado” na tela
Fig.23 –Pesquisa de remessa consistida – FASE IV
Ao clicar em “Avançado”, serão listadas todas as remessas já consistidas pela ordem de data de consistência.
Fig.24 – Remessas Consistidas – FASE IV
Observe que na página 8 terá a remessa 411 consistida
Na coluna “Ações” existem 4 botões cuja ações são 
a.Verificar os itens da Licitação 
b.Gerar Arquivo XML 
c.Alterar o status da Remessa de Consistida para gerada 
Sendo que: ao clicar nesse botão, o sistema emitira a mensagem abaixo:
Fig.25 – Alteração de status da remessa – FASE IV
d.Excluir Remessa 