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INTRODUÇÃO

Este manual auxiliará o gestor do patrimônio a efetuar o cálculo mensal de
depreciação, amortização e exaustão dos imobilizados ativos. Auxiliará também
quando houver a necessidade de estornar cálculos efetuados, apontando o que
motivou o sistema não permitir determinadas operações.

O gestor compreenderá todos os fenômenos que acercam a rotina de cálculo,
para que não exista surpresa alguma quando o sistema tentar interagir ou negar
alguma ação.

 

OBJETIVO

Este manual tem como objetivo:

 Apresentar as principais mudanças do método anterior e o novo
método de cálculo;

 Mostrar onde será aplicada a depreciação, amortização ou
exaustão;

 O que é necessário para efetuar o cálculo;
 E as mensagens de interação e o motivo de cada uma.

CENÁRIO DO CÁLCULO

O processo de cálculo patrimonial foi alterado para atender as adequações
impostas nas Normas Brasileiras de Contabilidade Aplicadas ao Setor Público.
No qual tem como objetivo aproximar-se da forma em que as empresas privadas
contabilizam seus imobilizados.

Abaixo demonstraremos os principais pontos e nos próximos tópicos vamos
apresentar a rotina de cálculo de forma objetiva e ilustrativa.

 

 Método das quotas constantes adotadas como método de cálculo dos
encargos de depreciação (Item 14 do Manual NBC T 16.9).

 A depreciação acumulada é realizada com base na soma da quota fixa
mensal.

 O valor atual do imobilizado será calculado baseando-se no valor anterior,
menos a quota fixa do bem.

 A baixa e a reavaliação patrimonial entrarão automaticamente no cálculo,
sem a necessidade de intervenção do usuário.

 Incluída a Amortização e a Exaustão.
 Quando o valor atual do bem for menor que o valor residual, o sistema irá

igualar automaticamente o valor atual com o valor residual.
 A partir do momento que o valor atual e o residual do imobilizado forem

iguais, o sistema interromperá o cálculo (de depreciação, amortização ou
exaustão) desses imobilizados até que sejam reavaliados novamente.

DEPRECIAÇÃO, AMORTIZAÇÃO E EXAUSTÃO

O processo de cálculo irá definir o tipo de redução de valor a partir do tipo
do imobilizado, conforme descrito pela NBC T 16.9.

“Amortização: a redução do valor aplicado na aquisição de
direitos de propriedade e quaisquer outros, inclusive ativos intangíveis,
com existência ou exercício de duração limitada, ou cujo objeto sejam
bens de utilização por prazo legal ou contratualmente limitado.

Depreciação: a redução do valor dos bens tangíveis pelo
desgaste ou perda de utilidade por uso, ação da natureza ou
obsolescência.

Exaustão: a redução do valor, decorrente da exploração, dos
recursos minerais, florestais e outros recursos naturais esgotáveis.”

 

Para entender o funcionamento e efetuar o cálculo, deve-se observar os itens
citados abaixo (NBC T 16.9).

“4. O valor depreciado, amortizado ou exaurido,
apurado mensalmente, deve ser reconhecido nas contas de resultado
do exercício.

5. O valor residual e a vida útil econômica de um ativo
devem ser revisados, pelo menos, no final de cada exercício.
Quando as expectativas diferirem das estimativas anteriores, as
alterações devem ser efetuadas.

6. A depreciação, a amortização e a exaustão devem
ser reconhecidas até que o valor líquido contábil do ativo seja igual
ao valor residual.

7. A depreciação, a amortização ou a exaustão de um
ativo começa quando o item estiver em condições de uso.

8. A depreciação e a amortização não cessam quando
o ativo torna-se obsoleto ou é retirado temporariamente de
operação.”

 

Entretanto o cálculo não será aplicado para os casos tratados no item 12 da NBC
T 16.9.

“12. Não estão sujeitos ao regime de depreciação:

(a) bens móveis de natureza cultural, tais como obras de
artes, antiguidades, documentos, bens com interesse histórico,
bens integrados em coleções, entre outros;

(b) bens de uso comum que absorveram ou absorvem
recursos públicos, considerados tecnicamente, de vida útil
indeterminada;

(c) animais que se destinam à exposição e à preservação;

(d) terrenos rurais e urbanos.”

 

INICIANDO O CÁLCULO

Os imobilizados cadastrados no sistema começarão a ter os seus valores
atualizados a partir do mês seguinte ao mês da data de incorporação ou,
quando na implantação do sistema os dados convertidos, os imobilizados
irão depreciar somente após a primeira reavaliação.

Portanto se consideramos um imobilizado incorporado na data de 01/01/2014,
este sofrerá atualização de seu valor somente no cálculo do mês seguinte (no
cálculo de 28/02/2014).

Segue abaixo um exemplo detalhando do funcionamento do cálculo e ciclo de
vida de um imobilizado sem reavaliação e qualquer outro movimento que
financeiro (somente a depreciação).

Tabela 1 – Exemplo de depreciação, amortização ou exaustão.

 

Se observarmos a Tabela 1, a partir do 49º cálculo o é interrompido, porque o
valor atualizado do bem é igual ao valor residual.

Entretanto existirão cenários onde poderão ocorrer, situações que o último mês
de vida econômica, o valor atualizado será melhor que o valor residual. Para
esses casos o sistema atribuirá o valor residual ao valor atualizado do
imobilizado.

ACESSANDO O CÁLCULO

Segue abaixo a ilustração dos menus para acessar o cálculo.

Figura 1 – Acesso ao cálculo

 
Ao acessar o menu, será aberta as opções de tipos de patrimônio para o
usuário realizar o cálculo patrimonial

Figura 2 – Tipos de Patrimônio para cálculo

Caso a entidade possua todos os tipos de Patrimônio: Móvel, Veículo,
Acervo, Intangível e Imóvel, todos esses tipos deverão ser calculados.

Abaixo iremos dar Exemplo com o tipo de Bem Móvel

Ao acessar a opção desejada para efetuar o cálculo patrimonial, será
apresentada a janela ilustrada na Figura 3.

Selecionado a opção tipo móvel

Figura 3 – Janela de cálculo patrimonial

O usuário deverá preencher:

1. A Unidade Gestora (se for o caso)
2. O Tipo de Patrimônio (para esse exemplo é o tipo móvel)
3. Ano do Cálculo
4. Mês do Cálculo
5. Data de Processamento: deverá ser informada a data em que o cálculo
está sendo processado.

 
Importante sobre a data de processamento: Para clientes que
estiverem com a integração automática entre patrimônio e
contabilidade, será a data preenchida nesse campo que contará para
integrar as informações com o sistema contábil: Exemplo: Caso o
usuário esteja realizando o cálculo do patrimônio de março/2020 e
preencha a data de processamento em 01/04/2020, as informações
de depreciação, baixa, reavaliações constarão no sistema contábil
em abril.
 
 
No campo data de processamento poderá ser digitada a data ou utilizar o
calendário disponível no botão localizado no canto direito do campo

Figura 4 – Calendário do campo data de processamento

 
Regras a serem observadas para o cálculo:

 
 O mês e ano do cálculo devem ser maiores que o último mês e ano

calculado e menor ou igual que o mês e ano corrente
 
 O mês e ano da data de processamento devem ser maiores que o

último encerramento contábil
 
 A data de processamento deve ser maior que a data da última

reavaliação efetuada no sistema.
 
 A data de processamento não poderá ser menor que a última data

de processamento informada.

Nesse caso, a sugestão é que:

A princípio, o cálculo deva ser executado sempre no último dia útil do mês
corrente

 
Se os dados informados para o processamento do cálculo patrimonial e
estiverem em conformidade com os itens listados acima, o usuário terá
êxito na efetuação do cálculo

Figura 5 – Cálculo– Janela pronta para executar o cálculo

Para iniciar o cálculo patrimonial, o usuário deverá clicar no botão “Efetua
Cálculo”

Ao clicar no botão será apresentada a caixa de diálogo, confirmando a certeza e
continuidade do cálculo.

No término do cálculo será apresentada a janela avisando que o processamento
foi concluído com sucesso.

Após o término do cálculo estará disponível a emissão do resumo contábil
patrimonial do mês/ano processado.

Para efetuar a emissão do resumo contábil patrimonial, dê um clique no botão
e será listado a opção para emitir o Resumo Contábil do Patrimônio

Figura 6 – Opções de Relatórios

Ao escolher a opção do relatório MPR46401, será aberta a janela abaixo
 

Figura 7 – Opções de Relatórios – Classe e Plano de Contas

Observe que o relatório pode ser agrupado por Classe e pelo Plano de Contas
Contábeis (*)

(*) A opção de Plano de Contas, estará disponível para clientes que já
trabalham com a integração automática entre Patrimônio e Contabilidade

Conforme os botões abaixo, o relatório poderá ser visualizado em tela ou baixado
na máquina do usuário.

Esse botão permite visualizar o relatório

Esse botão permite baixar o relatório

 

Figura 8 – Ilustração do Resumo Contábil do Patrimônio

 

O resumo contábil demonstrará todas as movimentações patrimoniais ocorridas
no mês, tais como: Incorporações, baixas, reavaliações, transferências de
classes, estornos e depreciações.

Portanto, o resumo contábil do patrimônio é o balanço patrimonial da entidade
que demonstrará o saldo atual do patrimônio de uma entidade, levando em conta
o saldo anterior, os movimentos patrimoniais ocorridos no mês e resultará no
saldo final do mês

ESTORNO DO CÁLCULO

O procedimento de estorno de cálculo é uma ferramenta, para quando existir a
necessidade de refazer o cálculo de um mês já calculado, ou reabrir o mês/ano
para efetivação de movimento não efetuado no momento oportuno.

O estorno do cálculo irá gerar um movimento contrário à depreciação (Estorno
de Depreciação), para que o valor do bem retorne ao seu estado anterior à
efetivação do cálculo.

Contudo o estorno será permitido quando:

 Existir cálculo no mês/ano;
 O mês/ano contábil não estiver encerrado;
 Não existir cálculos em mês/ano posterior ao informado;
 E quando não existir reavaliações efetuadas com data de

processamento posterior ao mês/ano informado.

Para qualquer outra possibilidade diferente a listada acima, o sistema não
habilitará o botão de estorno e apresentará a mensagem informando o motivo da
impossibilidade.

Outro ponto a se observar é que o estorno deverá ser realizado de forma
decrescente, partindo do último mês/ano calculado até o mês/ano desejado.
Sendo que na tentativa de estornar um mês/ano onde existem cálculos
posteriores, o sistema apresentará a mensagem informando a existência desses
cálculos e de qual mês/ano deve-se iniciar o estorno

Figura 9 – Estorno - Aviso de cálculos efetuados com data posterior ao período informado

A figura acima informa que: foi feita tentativa de estornar o mês 02/2020, mas já
foi feito cálculo para o mês 03/2020. Dessa forma, não será possível estornar o
mês 02/2020. Será preciso primeiro estornar o mês 03/2020.

Quando selecionado o mês 03/2020 que foi o último cálculo realizado pela
entidade, o botão ficará desabilitado e o botão de estornar
ficará habilitado

Figura 10 – Estorno – Último mês calculado

Ao clicar em estornar cálculo, o sistema emitira a mensagem abaixo:

Ao clicar em sim, o sistema emitirá a mensagem abaixo

MENSAGENS

Durante processamento do cálculo o sistema irá interagir com o usuário, quando
não informado algum dado importante, ou quando houver inconsistência,
irregularidade e até mesmo quando o processo for concluído com sucesso.

Segue abaixo a tabela com as mensagens do sistema.

Tabela 2 – Mensagens da rotina de cálculo