1. INTRODUÇÃO
O Tribunal de Contas do Estado de São Paulo, na constante busca pelo aperfeiçoamento à realização do controle externo, apresenta mais um Sistema de captura de dados junto aos órgãos jurisdicionados. Trata-se da Fase IV do Sistema AUDESP – Licitações e Contratos, que contempla os seguintes Módulos:
· Licitação;
· Ajuste;
· Exigência de Obras;
· Execução do Ajuste;
· Termo Aditivo;
· Documento Fiscal;
· Pagamentos
2. OBJETIVO
Neste manual, trataremos da transmissão de arquivos pelo Coletor de dados do Tribunal de Contas do estado de São Paulo – TCE SP
As informações contidas nesse documento são dos preenchimentos necessário para criação da execução até a criação de remessa das execuções e guarda do arquivo XML em pasta de computador próprio do usuário.
Os procedimentos de transmissão do XML no coletor não estão descritos nesse documento (ver se trataremos em outro manual)
Portanto, trataremos dos dados que deverão ser prestados pelos órgãos jurisdicionados ao Tribunal relativo às execuções realizadas por contrato, emissão de nota de empenho ou ainda documento similar
3. PREMISSAS PARA ENVIO DAS EXECUÇÕES
Conforme descrito na introdução, existe uma ordem de encaminhamento: dos arquivos XML para prestação de contas relativo a FASE IV do AUDESP
A primeira etapa envolve os dados da licitação, na sequência os dados do ajuste (contrato) decorrente desta licitação, em seguida dados de execução contratual, documentos fiscais e pagamento
Portanto, o envio das execuções é feito após o envio dos dados das Licitações e Ajustes (Contratos ou Notas de Empenho). Dessa forma, é necessário que os dados das licitações e ajustes tenham sidos armazenados no site do TCE SP.
Portanto, para que seja possível gerar o arquivo XML da execução, é necessário que seja atendido as 3 condições abaixo:
1. Os dados das Licitações e Ajustes tenham sidos armazenados no Site do Tribunal (em termos de sistema, que a remessas tenham sido consistidas);
2. A execução deve ter sido criada no menu Almoxarifado (Almoxarifado>Recebimento de Material>Execução);
3. BRM atualizado no almoxarifado tenha sido liquidado.
4. O QUE É A EXECUÇÃO?
A execução do Contrato ou Nota de Empenho, em termos de sistema, é o recebimento do material ou serviço, entregue através de Nota Fiscal.
Sendo que esse material ou serviço está relacionado a um Contrato (se a licitação tiver gerado um contrato) ou Nota de Empenho (caso não tenha contrato) que por sua vez teve origem em uma Licitação cujo valor estimado tenha sido de 250 UFESP (*).
(*) esse é o critério de valor para envio de informações ao Tribunal
Portanto, a execução, refere-se a BRM lançados e atualizados pelo Almoxarifado e que foram liquidados pela Contabilidade.
5. ONDE SERÃO VISUALIZADAS AS EXECUÇÕES?
Os BRM’S disponíveis para execução serão visualizados no Menu Prestação de Contas>Prestação de Contas – AUDESP FASE IV na aba Execução
6. COMO INCLUIR A EXECUÇÃO?
A inclusão da Execução é feita no menu do Almoxarifado>Recebimento de Material>Execução:
Ao acessar o menu acima, será aberto o cabeçalho da Execução. No Cabeçalho da execução, será possível o usuário pesquisar pelo tipo de Ajuste que será criada a Execução (Contrato ou Empenho), AF/OS e pelo número do BRM
O ajuste buscado estará logo abaixo da pesquisa, com os botões para inclusão
Ao clicar em inserir a execução, será aberta nova tela com a Lista de BRM’S para preenchimento da execução
Atenção: Podem existir mais de um BRM para o mesmo ajuste. E nesse caso, será necessário criar as execuções para cada um dos BRM’S
Aba - Dados Físicos
Primeiramente preencha as informações referentes aos dados da Execução:
Situação do Ajuste: Selecione a situação do ajuste entre as opções apresentadas:
Data de entrega do Material ou início da execução de serviço/obra: Essa data é preenchida automaticamente pelo sistema, conforme a data do BRM
Qual o regime de execução ou a forma de fornecimento do objeto contratual? Informar se a entrega é imediata ou fracionada.
Trata-se de objeto decorrente de importação? Informar se o objeto é decorrente de importação.
Cronograma - Informe se a execução do contrato está de acordo com o cronograma. Em caso negativo será solicitado o motivo e se o mesmo o foi aceito pela administração. No campo seguinte informe, caso trate-se de uma obra pública, se ela está paralisada. Em caso positivo será necessário informar o motivo da paralização:
Após o preenchimento completo da aba de dados físico, o usuário deve gravar as informações. Após clicar em gravar, o sistema emitira mensagem que existem campos obrigatórios para preenchimento e mudara para inicio do preenchimento da aba de Recebimento
Recebimento. Informe se o recebimento foi provisório ou definitivo, a data e se existe termo circunstanciado assinado pelas partes e se existe vistoria que comprove adequação do objeto aos termos contratuais. No caso de serviço ou produto adquirido, o recebimento deverá informado como definitivo quando, após a sua conferência, se atestar que sua entrega está correta, independentemente se a mesma é parcelada ou não. Em relação às obras, só será considerada como definitiva, quando da entrega final de toda a obra, após todas as verificações realizadas. Se as condições aqui expostas não se fizerem presentes, deverá ser informado neste campo que o recebimento é provisório (vide também o conceito dado no artigo 73 da Lei Federal n.º 8.666/93).
A data do Recebimento será preenchida automaticamente pelo sistema, conforme a data do BRM.
Inexecução do Contrato - Informe se houve ou não inexecução. Em caso de inexecução parcial será necessário informar o motivo e em caso de inexecução total deverá ser informado se houve aplicação de sanções:
Responsável Pelo Recebimento – Buscar o nome do servidor responsável, e buscar o cargo. Clique no botão adicionar: ATENÇÃO: Se houver mais de um responsável, todos deverão ser informados adotando-se o mesmo procedimento como demonstrado abaixo.
Caso o nome do servidor não esteja cadastrado no sistema, deverá ser feito o cadastro no menu Básico>Cadastro de Pessoas. Também é possível cadastrar o cargo do servidor.
É necessário preencher se o servidor é responsável pelo TI
ATENÇÃO: se as respostas estiverem corretas, clique no botão “Gravar” para habilitar a próxima aba.
Aba - Corpo Técnico/Conferência Medição
Se o objeto da licitação for referente à prestação de serviços, deverá responder às questões adicionais abaixo ilustradas
Dados Conferência/Medição Informar se houve conferência ou medição.
Atenção: O sistema irá preencher o número da medição de forma automática. Por exemplo se o BRM/Nota Fiscal for o primeiro relativo ao Contrato ou Empenho (Ajuste), o sistema irá considerar o número da medição 1. O sistema também já preencherá a data da Conferência/medição. Deverá ser preenchidos pelo usuário informações referentes ao percentual executado e responder se houve supressão de obra, bens ou serviços, conforme imagem abaixo:
O segmento seguinte trata dos responsáveis pela conferência/medição
Buscar o nome do servidor responsável, e buscar o cargo. Clique no botão adicionar: ATENÇÃO: Se houver mais de um responsável, todos deverão ser informados adotando-se o mesmo procedimento como demonstrado abaixo.
Caso o nome do servidor não esteja cadastrado no sistema, deverá ser feito o cadastro no menu Básico>Cadastro de Pessoas. Também é possível cadastrar o cargo do servidor.
É necessário preencher se o servidor é responsável pelo TI
ATENÇÃO: Se houver mais de um responsável, todos deverão ser informados adotando-se o mesmo procedimento. Confira se as respostas estão corretas. Se positivo, então clique no botão “Gravar”
Importante: Não existe nas execuções realizadas pelo sistema SMARAM a aba de dados Financeiros que trata de informações de Liquidação. Pois como o sistema trabalha integrado com o SMARCP, a liquidação já estará atrelada ao Empenho, contendo a data e valor da liquidação
Após a criação da execução, o BRM estará disponível para criação de uma remessa e envio do pacote XML pelo Coletor do Tribunal
7. COMO CRIAR A REMESSA DA EXECUÇÃO?
Acessar o Menu Prestação de Contas>Prestação de Contas – AUDESP FASE IV
Ao acessar o menu acima, será aberto ao usuário o cadastro de remessas
Observem que na aba de Execução/Atesto, serão listados os BRM’S que tiveram a Execução criada
Mas conforme informado acima, além de criar a Execução, as remessas da Licitação e do Ajuste referente a execução deverá estar consistida ou armazenada no site do tribunal. Nesse caso, o usuário pode pesquisar na aba de remessas consistidas a remessas de Licitações e Ajustes Consistidos ou verificar com o setor competente.
Para criar a remessa, o usuário deverá clicar no botão inseri, escolher o Layout e dar uma Descrição para a remessa e clicar no Botão gravar
Atenção: A descrição da Remessa, deve ser feito de forma a facilitar o Execução que está sendo criada.
Após clicar no botão gravar, será gerado um número da Remessa
Gerado o número da remessa, o usuário poderá associar o BRM a remessa
Após vincular o BRM a remessa, o usuário poderá verificar se existe alguma inconsistência no preenchimento da execução. Caso exista, o sistema irá informar os dados pendentes. Caso não tenha nenhuma inconsistência, a execução ficará pronta para geração do XML
Caso não tenha inconsistência, o sistema emitira a mensagem abaixo
Em não tendo inconsistência, o usuário poderá clicar no botão para gerar o XML
Ao clicar em gerar remessa, será aberto ao usuário o local no coputador onde o usuário poderá salvar a remessa
Ao acessar a pasta onde foi salvo a remessa, o usuário observará que terão 2 arquivos XML
1.XML da Execução
2.XML do Documento Fiscal
Após a geração do XML, o usuário deverá abrir o coletor de dados do tribunal para criação e transmissão dos pacotes
